Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий

ИА Клерк.Ру

7 августа 2014 г. на Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий». На все вопросы об инвентаризации ТМЦ и ОС, порядке и способах ее проведения, типичных ошибках, а также о возможности привлечения к проведению инвентаризации сторонней организации ответил Валентин Островский, руководитель проектов департамента финансового аутсорсинга компании  Intercomp.

Валентин Островский, руководитель проектов департамента финансового аутсорсинга компании Intercomp

Незарегистрированный пользователь: Какие типичные ошибки возникают при проведении инвентаризации ТМЦ и ОС, как их избежать?

Валентин Островский: Ошибок при проведении инвентаризации ТМЦ и ОС в большинстве организаций много.

Если говорить кратко, то условно эти ошибки можно разделить на 3 большие группы:

  1. Ошибки в оформлении самого процесса инвентаризации.
  2. Ошибки, возникающие в процессе пересчета и идентификации предметов имущества.
  3. Ошибки отражения результатов инвентаризации.

Большинство ошибок, как правило, проистекают из отсутствия или недостаточной проработки такого документа, как "Положение о проведении инвентаризации", в котором отражается порядок проведения, участники, оформляемые документы, а также правила отражения результатов инвентаризации. Проведение инвентаризационных мероприятий должно сопровождаться оформлением соответствующих приказов (о них часто забывают), правильным оформлением инвентаризационных документов (инвентаризационных описей, сличительных и инвентаризационных ведомостей, различных актов учета фактов обнаружения излишков или недостач имущества и т.д.)

Ошибки в процессе физического просчета имущества чаще всего связаны с нарушением технологии документального сопровождения учета (отсутствие инвентарных номеров, отсутствие данных по карточкам ОС и т.д), а также технологии проведения инвентаризации (правил проведения описи и просчета предметов инвентаризации (имущества компании)).

Ошибки в отражении данных по результатам инвентаризации напрямую проистекают из ошибок физического просчета, а также отсутствием правильно оформленного экономического обоснования проведения списания или оприходования имущества.

Незарегистрированный пользователь: Всегда ли нужно составлять сличительную ведомость при проведении инвентаризации ОС и ТМЦ, или только в случае расхождения фактического наличия с данными по бухучету?

Валентин Островский: По общему правилу сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных (п.4.1 приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Однако, встречал случаи, когда сличительная ведомость составлялась даже в случаях отсутствия расхождений, хотя прямого указания на такой вариант оформления сличительной ведомости в законодательстве нет. Требование о составлении сличительной ведомости с нулевыми результатами исходило, как правило, от главного бухгалтера, который стремился максимально обезопасить себя на случай проверки.

Незарегистрированный пользователь: Какую ответственность может понести бухгалтер за допущенные ошибки при проведении инвентаризации?

Валентин Островский: Законодательством прямо не предусмотрена ответственность за ошибки именно при проведении инвентаризации. Но ошибки инвентаризации неизбежно приведут к ошибкам в учете, а вот за них бухгалтер может быть привлечен к ответственности, как к административной, так и уголовной. Но это только в случаях, когда нарушения очень серьезные. Как правило, бухгалтер несет ответственность совместно с руководителем предприятия.

К основным статьям, регламентирующим ответственность за некорректность ведение учета можно отнести:

Статья 15.11. КоАП "Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей".

Статья 120. "*1. Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи,*влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

*2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода,* влекут взыскание штрафа в размере 30000 рублей.

*3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы,* влекут взыскание штрафа в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 рублей.

Существует вероятность, что ошибки при инвентаризации могут привести к существенным нарушениям при ведении налогового учета и налоговых отчислений. В таком случае, возможно привлечение и по уголовным статьям, скажем по ст.199 УК РФ.

Незарегистрированный пользователь: Как правильно оформить инвентаризацию ТМЦ, чтоб у налоговиков не возникало вопросов при проверке. Я составила приказ директора о проведении инвентаризации и подготовила описи. Описи я составлю, а что делать после них?

Валентин Островский: При проведении инвентаризации Вам будут необходимы:

  1. Приказ о проведении инвентаризации с указанием состава инвентаризационной комиссии.
  2. Инвентаризационная опись с перечнем инвентаризируемого имущества (или Счетные листы, при отсутствии инвентаризационных описей, в том случае, когда руководителем компании установлен именно такой порядок проведения инвентаризации) или Акты инвентаризации.
  3. Сличительная ведомость для отражения расхождений данных фактического количества предметов инвентаризации (имущества компании) и данных бухгалтерского учета.
  4. Инвентаризационные акты по выявлению фактов наличия излишков или выявленных недостач.
  5. Акт итогов инвентаризации.
  6. Приказ об окончании инвентаризации.

Учитывая, что два первых пункта у Вас есть, Вам необходимо провести физический пересчет ТМЦ и правильно заполнить инвентаризационную опись. Для отражения данных инвентаризации используется форма ИНВ-3. При заполнении данной формы необходимо отразить в соответствующих графах и строках не только данные по количеству имущества, но и по другим характеристикам: номенклатурный номер, размерно-весовые характеристики, цвет, стоимость. Необходимо помнить, что на данной форме будут необходимы подписи членов инвентаризационной комиссии. Хочу отметить, что формы ИНВ, предлагаемые приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49, являются лишь рекомендованными (в соответствии с примечанием п.2.3 данного приказа), а значит в Вашей компании может быть использована другая форма, но в таком случае она должна быть утверждена положением по проведению инвентаризации или отдельным распоряжением руководителя организации.

В случае обнаружения несоответствий физического количества и данных учета оформляются сличительные ведомости:

п.4.1 приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49

"Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете".

Затем Вам останется провести заседание инвентаризационной комиссии и подготовить акт итогов инвентаризации.

Последним шагом – выпуск приказа об окончании инвентаризации и корректировке данных в учете.

Незарегистрированный пользователь: Мы торгуем строительными материалами оптом и в розницу. В ходе инвентаризации выявлены испорченные материалы (сломанные листы гипсокартона, порванные мешки со строительной смесью), которые не подлежат дальнейшей продаже. Как оформить?

Валентин Островский: В любом случае необходимо:

  1. Зафиксировать отдельными пунктами в инвентаризационной описи испорченные материалы.
  2. Отразить эти данные в сличительной ведомости.
  3. Провести заседание инвентаризационной комиссии для опроса МОЛ о причинах порчи материалов и рассмотрения вопросов о переработке испорченных материалов в материалы более низкой категории или проведения уценки.
  4. Составить инвентаризационный акт по испорченным материалам.
  5. Отразить в итоговых результатах инвентаризации.

Далее вопрос в том, какое количество испорченных материалов. В соответствии с п.п Б п.28 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства. Если количество таких материалов больше установленных учетной политикой норм, то списание должно быть проведено за счет виновных лиц.

Возможны случаи, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков. В таком случае, по положению все того же п.п Б п.28 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н: "... убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации".

Незарегистрированный пользователь: Проводила инвентаризацию и обнаружила недостаток офисного кресла у кладовщика на его рабочем месте. Стоимость кресла – где-то 5 000 рублей. Вместо него стоит офисный стул рублей за 300. Кладовщик ничего вразумительного сказать не может. Как оформить потерю? Хотелось бы удержать с зарплаты кладовщика стоимость кресла.

Валентин Островский: Давайте разбираться в ситуации. Прежде всего, необходимо понять кто у вас действительно в чем виноват.

  1. Необходимо понять, а кто вообще ответственный за это кресло: кладовщик или завхоз (или его аналог). Выяснить это можно посмотрев договор о материальной ответственности кладовщика. Может оказаться, что кладовщик ответственен только за принятый им на хранение товар, но не за оборудованное рабочее место, за которое ответственность несет как раз завхоз.
  2. Потерю Вам необходимо будет оформить по результатам инвентаризации, отразив кресло в качестве утраченного имущества и оприходовать обнаруженный стул (для оприходования необходимо будет провести оценку стоимости стула).
  3. Провести служебное расследование, для чего понадобиться издать приказ о формировании отдельной комиссии по проведению расследования. Собранная комиссия должна будет провести опрос сотрудников и установить факт утери кресла, а также обстоятельств при которых эта утеря произошла. Комиссия должна будет собрать все объяснения сотрудников в письменном виде. На основании объяснений и установленных фактов, комиссия должна будет составить протокол работы комиссии и передать его на рассмотрение руководству.
  4. Руководство должно будет принять решение об удержании разницы в стоимости кресла и стула.

А далее придется уговаривать сотрудника добровольно согласиться на удержание из зарплаты, т.к. законом установлены только 2 варианта:

  1. сотрудник добровольно покрывает ущерб;
  2. ущерб взыскивается в судебном порядке (привлекается полиция по заявлению руководителя компании или только в формате гражданского иска).

Незарегистрированный пользователь: Начальник склада решил уволиться. А он материально ответственный. Надо ли перед увольнением проводить инвентаризацию склада?

Валентин Островский: В соответствии с п.27 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц, а значит провести инвентаризацию в Вашем случае надо обязательно.

Пользователь Маржа: Можно ли вести бухгалтерский учет по оргтехнике по одному мат. ответственному, например системному администратору. А он уже в бумажной форме ведет учет, кому выдал компьютер, принтер и т.д.

Валентин Островский: Мне кажется не совсем верной формулировка "вести бухгалтерский учет по оргтехнике по одному мат. ответственному". Бухгалтерский учет ведется не по лицам.

Вы можете закрепить материальную ответственность за одним МОЛ и наделить его обязанностями по ведению документального учета по использованию оргтехники, а также полномочиями по контролю за вверенным имуществом.

Незарегистрированный пользователь: Когда и как часто необходимо проводить инвентаризацию? В каких случаях она является обязательной?

Валентин Островский: В соответствии с п.26 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", руководитель компании может самостоятельно определять для своей организации порядок проведения инвентаризации, включая количество и периодичность инвентаризационных мероприятий, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых в ходе инвентаризации, и т.д.).

Исключением из данного пункта являются случаи, регламентированные законом как обязательные для проведения инвентаризации. Исчерпывающий список таких случаев приведен в п.27 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н.

Незарегистрированный пользователь: Магазин принадлежит ИП. Продавец - наемный сотрудник, который подписал договор о полной материальной ответственности за товар. Но когда у продавца выходные, торгует сам ИП. Никакой передачи товара с рук на руки при этом не оформляется. Ясно, что ИП сам у себя воровать не будет. При инвентаризации товара выявляется недостача. Если продавец добровольно откажется возмещать потери, можно ли будет взыскать с него ущерб через суд?

Валентин Островский: Можно будет попытаться взыскать через суд с сотрудника сумму недостачи, но тут видятся сразу множество сложностей:

  1. Так как нет процесса передачи товара и фиксирования остатков товара на момент вступления продавца на смену, возможны трудности с доказательством вины продавца в недостаче.
  2. Процесс взыскания потребует очень тщательного оформления результатов инвентаризации, а любая неточность или ошибка может стать причиной отказа суда в возмещении.
  3. Комментарий о том, что "ИП сам у себя воровать не будет" не выдерживает критики, т.к. существующая практика на розничных рынках такова, что что описанная ситуация является очень распространенной практикой получения индивидуальными предпринимателями "дешевых" продавцов, с которых они трясут деньги, за так называемые "недостачи".

Если же ИП добропорядочный, но ситуации, подобные описанной, случаются регулярно, то единственным выходом в такой ситуации является создание процедуры учета и передачи товара в момент ухода продавца на выходные и выхода на работу, а также строгое документальное обеспечения процесса инвентаризации товара.

Незарегистрированный пользователь: Если по итогам инвентаризации выявлены излишки, то они включаются в состав доходов. Д10-К91 Можно ли включить недостачи в состав расходов, уменьшающих налог, и не взыскивать ничего с ответственных лиц? Д91-К10

Валентин Островский: Если следовать букве закона, то такая ситуация невозможна, т.к. п. 5.1 приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49, а также п.п б п.28 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н устанавливают определенный порядок списания недостач имущества, и обязательного привлечения к ответственности материально ответственных лиц, т.к. речь идет явно о ситуации, когда ущерб выше норм естественной убыли.

Предлагаемый вариант проводки приводит к нарушению налогового законодательства в части налога на прибыль и необходимости корректировки взаиморасчетов и декларации по НДС.

Установленный законный порядок отражения недостач следующий:

Компенсация за счет виновных лиц (если лица признаны виновными по суду, являются виновными как материально-ответственными или согласии самих виновных, а также в некоторых других, в соответствии с ТК РФ).

Проведение в учете будет отражено следующими записями:

Д 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" К 94 - отнесение недостачи на виновных лиц

Д 50, 70 К 73, – возмещение через кассу организации или посредством удержания сумм из заработной платы.

Если виновных нет (суд подтвердил отсутствие виновных лиц, ну или дал мотивированный отказ во взыскании с виновных сумм ущерба), то отражение должно пройти по следующему сценарию:

Д 91 К 94 – отнесение недостачи (убытков) сверх норм естественной убыли на внереализационные расходы организации.

Если речь идет о том, что организация не устанавливает виновных или не принимает мер к их розыску или рассмотрению дела в судебном или внесудебном порядке, то списание происходит за счет собственных средств организации, оставшихся после налогообложения. А именно:

Д 91 К 94 – без уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Незарегистрированный пользователь: Если в компании работает всего несколько человек (директор и бухгалтер, они же и товар принимают и передают), то как правильно оформить проведение инвентаризации?

Валентин Островский: Ситуация аналогична той, что уже рассматривали ранее, когда в компании вообще только генеральный директор.

Решение видится только одно – издание приказа генеральным директором об организации инвентаризационной комиссии и назначении себя на должность председателя, а бухгалтера на должность второго члена комиссии. (в соответствии с п.2.2 приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49).

Незарегистрированный пользователь: При проведении инвентаризации регулярно возникает пересортица. Что с ней делать? Можно как то "зачесть" эти товары? Есть одинаковые товары разного цвета, часто получается, что по отчетам проданы все зеленые, а остальные цвета остались. На самом деле разных цветов продано разное количество. Артикул у товаров разный. А есть товары вообще разные и, судя по количеству, продавали один, а оформляли, как будто продали другой. А у них и цена разная! Как нужно поступать в этом случае? Показывать недостачи и излишки?

Валентин Островский: В принципе, п.5.3 приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 позволяет в качестве исключения единичные случаи взаимозачета обнаруженных излишков и недостач, но только при соблюдении следующего правила: наименование и количество предметов взаимозачета должны совпадать.

Однако приводимая в вопросе ситуация под это правило не подходит. А значит, необходимо отражать данную пересортицу по отдельности (излишек/недостача) и с привлечением мат. ответственного лица к ответственности за ущерб нанесенный организации.

Незарегистрированный пользователь: Как правильно делать инвентаризацию товара – по закупочным ценам или по продажным?

Валентин Островский: Проведение инвентаризации осуществляется с указанием данных по стоимости имущества в соответствии с данными учета.

Однако, при оприходовании излишков указывается рыночная стоимость лишнего товара на день проведения инвентаризации (п.п. А п. 28 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н
"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации").

Списание отсутствующего имущества будет по учетным данным. Сумма недополученной прибыли от непроданного товара в учете не отразится.

Пользователь Марся: Увольняется работник, являющийся материально-ответственным лицом. Обязательно ли проводить инвентаризацию перед увольнением? И что делать, если увольняющийся отказывается подписывать итоги инвентаризации?

Валентин Островский: Провести инвентаризацию перед увольнением материально-ответственного лица необходимо, т.к. есть прямое указание в приказе Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н
"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

Если материально-ответственное лицо отказывается подписывать инвентаризационную ведомость или акт итогов инвентаризации, то необходимо составить акт об отказе подписания МОЛ инвентаризационных актов (акт должен быть составлен в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии, за их подписями и сразу после отказа МОЛ от подписания актов), а с самого МОЛ затребовать письменные объяснения о причинах отказа подписания.

Далее принимать результаты инвентаризации без МОЛ.

Незарегистрированный пользователь: Организация занимается оптовой торговлей импортными товарами, которые сама и импортирует. При инвентаризации на складе были выявлены излишки импортного товара, которые оприходовали по итогам инвентаризации. Но возник вопрос, какую ГТД указывать при реализации этого товара в счет-фактуре, если невозможно выяснить, по какой именно декларации поступил товар?

Валентин Островский: Ситуации, при которых ну совсем невозможно установить номер декларации, по которой прошел импорт, все-таки достаточно редки.

На мой взгляд, выходов 2:

  1. Если возможно, то указывать ту ГТД, по которой товар совпадает по стоимости на момент оприходования по итогам инвентаризации. Но тут надо оценивать еще и с точки зрения налоговых рисков.
  2. Если все произошло (приход товара и инвентаризация) в небольшом временном отрезке, в пределах отчетного периода, то можно взять ГТД соответствующей последней поставки.

Незарегистрированный пользователь: Скажите, как оформить выявленные в результате инвентаризации излишки продукции?

  1. Валентин Островский: Прежде всего, в соответствии с п.4.1 приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49, необходимо отразить в сличительной ведомости факт обнаружения излишков.
  2. Затем, на заседании инвентаризационной комиссии установить причину возникновения излишков.
  3. Отразить данные излишков в итоговом акте инвентаризации (ИНВ-26)
  4. Отразить данные в учете, путем оприходования в соответствии с п.п а) п.28 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н
  5. "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", а именно: "излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации"

Сумма излишка должна быть отражена на соответствующих счетах в корреспонденции со счетом 91 "Прочие расходы и доходы".

Незарегистрированный пользователь: Нам необходимо провести срочно инвентаризацию, а кладовщик, как материально ответственное лицо, отсутствует (на больничном). Можно ли провести инвентаризацию без него? Нужно ли прикладывать какие-то дополнительные документы?

Валентин Островский: Для точного ответа необходимо уточнение причин проведения инвентаризации.

Если говорить про общие правила проведения инвентаризаций, то в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", а именно пунктам: п. 2.4, 2.8, 2.10, присутствие материально-ответственного лица (МОЛ) обязательно. Однако, случаи когда МОЛ отсутствует нередки и в таком случае можно выйти из ситуации следующим образом:

  • в организации может быть сотрудник, замещающий МОЛ на период его отсутствия (если такого нет, то такой может "появиться", но тогда в его должностных инструкциях должен быть пункт про замещение МОЛ или с ним необходимо будет заключить договор о материальной ответственности);
  • руководитель компании может изменить порядок передачи обязанностей МОЛ другим сотрудникам и порядок проведения инвентаризации (необходимо будет по общим правилам ТК РФ (ст.8) создать ЛНА по вопросам передачи обязанностей МОЛ, затем сменить МОЛ (сменить мы можем МОЛ и временно, т.к. закон позволяет нам достаточно широко трактовать термин смены МОЛ) и начать инвентаризацию с новым МОЛ на основании третьего положения пункта 27 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н
  • "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации");
  • руководитель может принять решение о проведении инвентаризации с его личным присутствием, т.к. в соответствии с пунктом 6 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н именно он несет ответственность "... за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций...".

Незарегистрированный пользователь: Работаю главбухом в новой организации. Обнаружила, что до меня год назад была проведена инвентаризация, но документы оформлены несоответствующим образом - не хватает подписей, исправления, зачеркивания. Считается ли эта инвентаризация? Что можно мне предпринять в этом случае? Поскольку я приняла обязанности, ответственность теперь на мне лежит?

Валентин Островский: В Вашем случае, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными (по общим правилам, п 2.3 приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49, отсутствие подписей будет свидетельствовать об отсутствии членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации), а в таком случае настоятельно рекомендуется провести повторную инвентаризацию.

Сделать это можно по следующей процедуре:

  1. Вы направляете на имя руководителя служебную записку с перечнем выявленных нарушений в ходе проведения инвентаризации.
  2. На основании Вашей записки руководитель организации издает приказ о проведении новой инвентаризации.
  3. Далее действуем в соответствии с положениями приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 при проведении инвентаризации.

Так как Вы являетесь главным бухгалтером, то в Ваши обязанности входит обязательное информирование руководителя о выявленных нарушениях. Ответственность за ошибки инвентаризации, которая проходила в период, когда Вы еще не были сотрудником организации, Вы нести не можете.

Незарегистрированный пользователь: У нас в штате числится только гендиректор. Можно ли провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, если членом инвентаризационной комиссии будет только директор?

Валентин Островский: Так как в вашей компании только один сотрудник, то именно он и будет проводить инвентаризацию. Причем, сам генеральный директор в таком случае и будет председателем инвентаризационной комиссии.