Передача финансово-хозяйственных функций бюджетных учреждений на аутсорсинг

Источник: «Нормативные документы образовательного учреждения»

Привлечение профессиональных коммерческих организаций для реализации части процессов в бюджетной сфере в последнее время активно обсуждается на всех уровнях государственного управления. Термин «аутсорсинг» уже знаком многим руководителям, а практика передачи непрофильных функций внешним подрядчикам распространяется нарастающими темпами среди государственных учреждений. И если раньше речь чаще всего шла о техническом обслуживании, предоставлении техники, охране и уборке, то теперь в центре внимания обеспечение финансово-хозяйственной деятельности бюджетных организаций.

Валентин Островский, руководитель проектов отдела маркетинга Intercomp

Аутсорсинг финансово-хозяйственной деятельности бюджетной учреждений – передача учетно-финансовых процессов бюджетного учреждения, к которым относятся бухгалтерский и налоговый учет, а также выполнение требований бюджетного учета, на обеспечение профессиональной бухгалтерской компанией.

Аутсорсинг – модель управления, обозначенная новым термином, но существовавшая и ранее под определением «привлечение подрядной организации». Если обратиться к истории советского прошлого, то мы обнаружим, что еще в 70-х годах ХХ века были специализированные вычислительные центры, которые обеспечивали бухгалтерские процессы, такие как расчет заработных плат сотрудников, процессы закупок материалов и реализации товаров для государственных предприятий и учреждений. Сегодня, на примере бюджетных учреждений образовательной сферы, мы наблюдаем использование государством модели аутсорсинга учетно-финансовых процессов бюджетных учреждений в действии – это реформирование финансовых отделов в учреждениях и перенос учетно-финансовых процессов в отдельные централизованные бухгалтерии. В качестве альтернативы централизованным бухгалтериям активно выступают и коммерческие профессиональные организации.

 

Привлечение внешних бухгалтерских организаций

Аутсорсинг-провайдер учетно-финансовых процессов – профессиональная бухгалтерская организация, обеспечивающая бухгалтерское сопровождение учреждения-заказчика.

Попытки привлечь участников коммерческого сектора бухгалтерских услуг на помощь государственным структурам в части реализации учетных функций предпринимались и ранее, но были осложнены рядом факторов. Среди них: специфика бюджетного учета, с точки зрения правил ведения учетных процессов и малое количество компаний, обладающих необходимым штатом специалистов; особый порядок привлечения подрядных организаций к обслуживанию государственных учреждений и финансирования услуг сторонних компаний; отсутствие понимания и доверия у руководителей бюджетных организаций к коммерческим компаниям. В настоящее время ситуация начинает меняться, и все большее число бюджетных учреждений передают учетно-финансовые процессы аутсорсинг-провайдерам.

Правовые основы привлечения внешней бухгалтерской компании установлены п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который позволяет руководителю организации заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Следует отметить, что заключение договора о бухгалтерском обслуживании подразумевает передачу аутсорсинг провайдеру функции отражения финансовых операций учреждения в бухгалтерском и налоговом учете, оформлении документации и составлению отчетности. Учреждение же при этом остается получателем и распорядителем бюджетных средств, так что опасения многих руководителей о том, что передача учетных процессов внешним бухгалтерским компаниям ограничивает свободу распоряжения собственными средствами, не имеют оснований.

Прошедший 2012 год был отмечен несколькими знаковыми пилотными проектами в области привлечения профессиональных коммерческих компаний для обслуживания бюджетных организаций, в т. ч. и по обеспечению финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. Одним из таких проектов стал пилотный проект Департамента образования города Москвы, в рамках которого ряд учреждений образовательной сферы восточного административного округа столицы перешли на обслуживание профессиональной бухгалтерской компанией.

Приглашение аутсорсинг-провайдера для обслуживания бюджетных учреждений не было случайным. Низкое качество отчетных данных и несвоевременность предоставления отчетности в бюджетной сфере достигло уровней, при которых эффективное управление подведомственными учреждениями стало затруднительным.

В рамках пилотного проекта на аутсорсинг были переведены 20 московских школ. Такая модель бухгалтерского обслуживания предполагает 2 стандартных последовательных этапа: предварительного внедрения (т. е. подключения к услугам аутсорсинг провайдера) и регулярного обслуживания.

На этапе предварительного внедрения специалисты бухгалтерской компании, прежде всего, провели ревизию текущего состояния бухгалтерского учета и сданной отчетности, проверили наличие внутренней нормативной документации. В ряде случаев обнаружились различные нарушения и отсутствие необходимой, как бухгалтерской, так и нормативной документации. Для устранения выявленных нарушений были проведены мероприятия по восстановлению учета и сдачи корректирующей отчетности, что позволило получить исходные учетные данные необходимые для дальнейшей качественной работы, как бухгалтеров провайдера, так и сотрудников школ.

Следующим этапом был перенос учетных процессов на автоматизированную учетную систему провайдера – программную платформу 1С. Программисты провели настройку баз данных, внесли исходные учетные данные и отладили механизм формирования и сдачи отчетности по электронным каналам связи.

Для обеспечения процессов обработки первичной бухгалтерской документации и передачи исходных учетных данных в школах были оборудованы специальные автоматизированные рабочие места – программно-аппаратные комплексы, в состав которых вошли персональные компьютеры с необходимым программным обеспечением, средства сканирования, копирования и печати, а также оборудование по обеспечению защиты электронного канала связи для обмена информацией.

По окончанию данных предварительных работ школы переходили на регулярное обслуживание и в течение всего года специалисты провайдера обеспечивали бухгалтерский и налоговый учет, а также контролировали соблюдение требований бюджетного учета.

Процесс регулярного обслуживания осуществлялся с использованием наиболее распространенной – дистанционной модели выполнения операций специалистами провайдера, которые находились не на территории обслуживаемой школы, а в операционном центре провайдера.

Участие сотрудников обслуживаемых учреждений в процессе бухгалтерского и налогового учета ограничивалось передачей получаемых учреждением входящих первичных бухгалтерских документов в операционный центр провайдера, распечаткой и подписанием подготовленных бухгалтерами провайдера готовых форм исходящих документов.

Для ответа на вопросы, возникающие в процессе обслуживания у сотрудников школ, работал специализированный телефонный контактный центр, специалисты которого в режиме реального времени давали консультацию по широкому спектру вопросов, а также регистрировали заявки сотрудников на выполнение операций.

Ход пилотного проекта тщательно контролировался. В течение года в школах проходили как плановые, так и внеплановые проверки Департамента образования города Москвы и ревизии различных контролирующих органов.

Пилотный проект был признан успешным, как директорами школ, так и Департаментом образования города Москвы, что позволило существенно расширить список учреждений переходящих на аутсорсинг учетно-финансовых процессов.

Успех пилотного проекта, а также многочисленные примеры обслуживания не только образовательных учреждений, но и других организаций бюджетного сектора подтверждают эффективность данной модели обеспечения финансово-хозяйственной деятельности.

Использование аутсорсинга учетно-финансовых процессов позволяет бюджетным организациям воспользоваться рядом преимуществ. Прежде всего, это повышение качества учетных процессов. Профессиональный провайдер содержит большой штат бухгалтеров, имеющих необходимую квалификацию, что позволяет качественно осуществлять процесс бухгалтерского обслуживания и решает вопрос замещения бухгалтера на время отсутствия или болезни.

Представление о дешевизне внутреннего бухгалтера в учреждении складывается из неправильной оценки расходов на его содержание или так называемой «себестоимости учетных процессов». Себестоимость учетных процессов (помимо заработной платы) складывается из расходов на организацию автоматизированного рабочего места, мебель, поддержание и обновление информационных систем, закупку канцелярских принадлежностей и различных расходных материалов, поддержание квалификации сотрудника и дополнительное образование, доплаты сотрудникам, замещающим бухгалтера в периоды его отсутствия и др.

Немаловажным фактором в формировании себестоимости учетных процессов является стоимость времени руководителя, которое тратится на контроль работы внутренних бухгалтеров, а также времени других сотрудников, которые на разных стадиях вовлечены в учетно-финансовые процессы или выполняют ряд непрофильных для себя операций, например, таких как оформление или передача документации.

Устраняется необходимость технического обеспечения учетных процессов самим учреждением, т. к. все операции выполняются на технологической базе провайдера, и он же обеспечивает техническое обслуживание серверного, сетевого и другого оборудования, проводит его модернизацию, выполняет обновление программных продуктов, а также настройку в случаях каких-либо изменений.

Существенно снижаются административные и финансовые риски. Передавая провайдеру процесс бухгалтерского и налогового учета, учреждение возлагает на него ответственность за качество обслуживания, что закрепляется условиями договора. В случае риска вынесения штрафных санкций провайдер будет отстаивать интересы учреждения, а в случае вынесения таких санкций – выплатит компенсацию.

Еще одно немаловажное преимущество – сокращение затрат на обеспечение учета. Практика показывает, что при привлечении профессионального внешнего подрядчика можно достичь сокращения затрат на 20%. Это связано с эффективным использованием сотрудников, которые одновременно обслуживают несколько организаций, а также наличием у провайдера современных технологических решений, позволяющих повысить производительность труда собственных специалистов.

Критерии выбора аутсорсинг-провайдера

Говоря о преимуществах аутсорсинга необходимо отметить, что его эффективность зависит от правильного выбора провайдера.

Основные критерии оценки аутсорсинг провайдера – ресурсная база и административно-репутационные характеристики.

Ресурсная база. Качественное обслуживание провайдером невозможно без наличия у него достаточного количества сотрудников определенной квалификации и технических ресурсов для поддержания процессов учреждения. Чтобы понять, достаточно ли у предполагаемого провайдера ресурсов, необходимо провести оценку, которая даст ответы на следующие вопросы:

  1. Обладает ли провайдер необходимым количеством сотрудников для реализации учетно-финансовых процессов учреждения?
    Как правило, для реализации крупномасштабных проектов даже наиболее крупным провайдерам приходится расширять свой штат, но основной состав операционной команды для обслуживания у провайдера уже должен быть. В противном случае, высок риск невыполнения своих обязательств по качественному обслуживанию учреждения и постоянного срыва сроков выполнения отдельных операций.
  2. Обладают ли сотрудники провайдера необходимой квалификацией для выполнения работ?
     Квалификация персонала провайдера является одним из ключевых критериев оценки. В связи с этим целесообразно узнать у провайдера о стаже и опыте работы сотрудников, наличии документов подтверждающих их квалификацию (например, сертификатов профессиональных бухгалтеров), существовании в компании системы обучения и повышения квалификации персонала, а также частоту проведения таких мероприятий. Хорошим показателем является факт наличия в штате «узких» специалистов – сотрудников с большим опытом работы и специализацией в определенных областях учета.
  3. Обладает ли провайдер необходимым методологическим опытом?
    Успешное внедрение аутсорсинг решения во многом зависит от компетенции провайдера, его методологического опыта. Вероятность того, что переход пройдет безболезненно и принесет ожидаемые результаты, существенно выше, если провайдер успешно реализовывал проекты с учреждениями одного профиля и масштаба с заказчиком, а значит, уже обладает апробированной методологией и опытом управления подобными проектами.
  4. Обладает ли провайдер системой контроля и управления качеством предоставляемых услуг?
    Наличие у провайдера системы контроля качества оказываемых услуг повышает вероятность успешной реализации аутсорсинг проекта, т. к. ее наличие позволяет сократить риски невыполнения провайдером своих обязательств. Организация эффективной системы контроля качества оказываемых услуг невозможна без тщательного документирования всех операций. Поэтому при выборе аутсорсинг-провайдера целесообразно отдавать предпочтение тем компаниям, чья деятельность строго регламентируется внутренними документами и контролируется системой управления качеством предоставляемых услуг.
  5. Обладает ли провайдер достаточными техническими средствами?
    Наличие у провайдера собственной развитой ИТ-инфраструктуры и специализированных программных решений может говорить о достаточном уровне профессионализма провайдера. Следует учитывать не только текущее состояние ИТ-инфраструктуры, но и оценивать потенциальные возможности быстрого расширения технических средств провайдера, т. к. это может быть необходимо при увеличении объема операций.
  6. Какую программную платформу будет использовать провайдер для обслуживания учреждения?
    Разные провайдеры могут использовать разные программные средства. Практика показывает, что наиболее целесообразно привлекать провайдеров, использующих для обслуживания единую с профильным министерством или ведомством программную платформу. Это позволяет использовать уже существующее программное решение, разработанное с учетом специфики учетных процессов учреждения, что снижает риск ошибок при обмене данными с контролирующими органами, возникающими при передаче данных из разных систем.
  7. Обладает ли провайдер достаточным количеством специалистов технической поддержки?
    Так как процесс обслуживания предполагает автоматизацию учетных процессов на базе провайдера и использование сотрудниками обслуживаемого учреждения различных программно-аппаратных комплексов провайдера, необходимо удостовериться, что у него существует подразделение технической поддержки, которое поможет сотрудникам учреждения при возникновении технических вопросов.
  8. Как провайдер планирует обеспечивать обмен данными между собственными специалистами и обслуживаемым учреждением?
    Организация процесса обмена данными является важным звеном в модели обслуживания провайдера и существенно влияет на эффективность аутсорсинг-решения. Существует два способа обмена данными: физическая передача документов и электронный обмен данными.

В случае физического обмена документацией, наиболее практичным является организация доставки силами курьерской службы самого провайдера, т. к. выделение учреждением отдельного сотрудника для доставки документации будет нецелесообразным из-за высокой стоимости такого процесса.

Более технологичным и эффективным является организация электронного обмена данными, при котором оригиналы бухгалтерской документации остаются на хранении в учреждении, а специалистам провайдера отправляются отсканированные изображения документов через систему безопасного обмена и хранения данных. Необходимо помнить, что действующие нормы российского законодательства требуют использования сертифицированных комплексов обеспечения безопасности электронного обмена с использованием шифрования данных. Поэтому при выборе провайдера целесообразно уточнить, есть ли в распоряжении провайдера такие комплексы.

К административно-репутационным критериям оценки потенциальных провайдеров относятся: срок работы компании на рынке, профильность бизнеса по оказанию услуг аутсорсинга, четкость договорных отношений, наличие страхования профессиональной ответственности и объем ущерба, покрываемого страховой компанией, рекомендации существующих клиентов.

Отдельно стоит отметить такой фактор, как четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг провайдером. Формализация всех требований учреждения-заказчика, разделение обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия.

Договор с провайдером должен содержать полный перечень работ, выполняемых провайдером с пооперационной детализацией, описание процесса оказания услуги и определения исходных данных и результатов оказания услуги, а также закреплять ответственных лиц как со стороны учреждения, так и со стороны провайдера.

Существует практика заключения отдельных договоров на оказание услуг по подключению к услугам провайдера (внедрению) и регулярному обслуживанию. Также могут заключаться специальные приложения к договору об уровне обслуживания, в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех операций, формату передаваемых данных, действующие процедуры и другие аспекты оказания бухгалтерских услуг.

Наличие страховки профессиональной ответственности на сегодняшний день уже стало действующим стандартом для профессиональных аутсорсинг-провайдеров. Поэтому при оценке потенциального партнера стоит принять во внимание, с какой страховой компанией работает провайдер и каков объем возмещения в случае возникновения страхового случая. Это важно, т. к. в ряде случаев получение страхового возмещения может быть сопряжено с необходимостью предоставления большого количества документов или сложностью процедуры его получения.

Безусловно, выбор провайдера должен проходить с учетом стоимости услуг, которая зависит от состава и порядка оказания услуг. Для такого процесса как бухгалтерский учет характерен принцип расчета стоимости услуги на основе почасовых ставок специалистов провайдера. Стоит обратить внимание на действующие у провайдера сроки выполнения операций, т. к. процессы учреждения-заказчика тесно взаимосвязаны с результатами операций, выполненных провайдером. Именно поэтому сроки выполнения работ могут оказать существенное влияние на экономическую эффективность проекта в целом. При планировании использования аутсорсинг модели руководителю учреждения необходимо определить требуемые сроки предоставления результатов оказания услуг и сравнить со стандартными сроками, предлагаемыми провайдером. Необходимо учитывать, что при выполнении операций в сжатые сроки риск возникновения сбоев и ошибок может увеличиваться, т. к. вырастает нагрузка на специалистов. Другим следствием сжатых сроков выполнения работ может стать увеличение стоимости услуг, т. к. для исключения возможных ошибок провайдер будет задействовать дополнительные ресурсы для «страховки». Учитывая вышесказанное, желательно, чтобы стандартные сроки выполнения работ провайдером не превышали сроки, требуемые учреждению. Анализ размера почасовых ставок и временных нормативов поможет понять адекватность предлагаемой стоимости услуг.

Правильный выбор аутсорсинг-провайдера имеет ключевое значение для успеха реализации аутсорсинг проекта и получения учреждением-заказчиком максимальной выгоды. Именно поэтому руководителю учреждения необходимо крайне ответственно подходить к процессу выбора потенциальных партнеров.