Сверхлимитные расходы на сотовую связь при общем режиме и УСН

Бухгалтерские вести №31, август 2016
Автор: Елена Рыбникова, руководитель отдела контроля качества услуг и методологии Интеркомп

Достаточно часто компании выдают своим сотрудникам корпоративные сим-карты и оплачивают сотовую связь.

Elena_Rybnikova.jpg 
Елена Рыбникова
руководитель отдела                
контроля качества услуг                
и методологии
Интеркомп
Расходы на корпоративную сотовую связь, как правило, обоснованы необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудников. Для учета таких расходов, в частности снижения риска претензий со стороны ИФНС, необходимо утвердить Положение об использовании мобильной связи сотрудниками в корпоративных целях (далее — Положение). Ссылка в трудовом договоре и должностной инструкции также будет являться подтверждением экономической обоснованности расходов. 

Вид системы налогообложения не влияет на экономическую обоснованность расходов, поэтому утвердить Положение необходимо всем компаниям, использующим корпоративную мобильную связь. С Положением должны быть ознакомлены все сотрудники, пользующиеся корпоративной мобильной связью.  

Немаловажным является акт приема-передачи конкретной симкарты конкретному сотруднику. Выступить в роли такого акта может журнал учета выдачи-возврата сим-карт.

Особенности отражения в учете

Правила учета расходов на сотовую связь зависят от нескольких факторов:
  1. Тариф. Безлимитные тарифы удобны сотрудникам, удобны компании. Однако необходимо обосновать выбранный тариф путем расчетов примерного количества звонков, совершаемых сотрудниками в рабочее время и в рабочих целях. При превышении расходов сверх тарифа возникает необходимость удержания из доходов сотрудника такого перерасхода.  
  2. Наличие договора с оператором сотовой связи на оказание услуг корпоративной связи. Договор позволяет получать компании детализированные счета (при необходимости), регулировать тарифы и правила оплаты услуг корпоративной связи.  
  3. Наличие лимита расходов сотрудников в рамках Положения о мобильной связи. 

При превышении лимита возникает необходимость удержания из доходов сотрудника такого перерасхода. Для целей налогообложения прибыли, при наличии Положения, ссылки в трудовых договорах, наличии договора с оператором, установленных лимитов, расходы на мобильную связь сотрудников принимаются в переделах лимитов. 
 
Суммы, превышающие лимиты, установленные компанией самостоятельно, учесть в расходах, принимаемых для целей налогообложения прибыли, невозможно. Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет» и иные аналогичные системы). 

Данные правила действуют для компаний, применяющих общую систему налогообложения.

Упрощенная система налогообложения

У компании, применяющей упрощенную систему налогообложения, также действуют правила учета расходов в части п. 1 ст. 252 НК РФ. При превышении сотрудниками лимита возникает необходимость удержания из доходов сотрудника такого перерасхода. 
 
Особенности учета расходов на мобильную связь конкретизирует Минфин РФ в Письме от 26.11.15 №03-11-06/2/68878: «сумма превышения лимита расходов на использование сотовой связи, удержанная из заработной платы работников, а также внесенная работниками в кассу организации, учитывается в составе доходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения. В соответствии с подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, учитывают в составе расходов расходы по оплате почтовых, телефонных, телеграфных и других подобных услуг».

Отличием в учете расходов на мобильную связь при общей системе налогообложения и УСН является то, что при расчете налога на прибыль сумма превышения лимита не будет учитываться в составе принимаемых расходов, а при УСН такое превышение будет учтено при расчете упрощенного налога. 
 
В том же Письме от 26.11.15 №03-11-06/2/68878 Минфин РФ дал разъяснения: «сумма превышения работником лимита расходов на использование сотовой связи будет учитываться в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, только после возмещения работником организации указанных затрат либо удержания их из заработной платы работника».