Учет расходов на подарки контрагентам

Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016)
Автор: Екатерина Ермакова, менеджер проектов отдела финансового аутсорсинга Интеркомп

Рассмотрим варианты учета расходов на подарки и сувениры, ограничения, а также какие документы необходимо оформить и как сократить риски претензий со стороны налоговиков. 

ермакова.png 
Екатерина Ермакова
менеджер проектов 
отдела финансового аутсорсинга
Интеркомп

Существующие ограничения

В соответствии со ст. 575 Гражданского кодекса РФ не допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает 3000 руб.

Однако юридические лица друг другу подарки в традиционном понимании дарят редко. Как правило, поздравления и подарки от имени компании получают конкретные представители партнера.

С точки зрения налогового законодательства подарки физическим лицам расцениваются, как их доходы, а доходы физических лиц облагаются НДФЛ в размере 13 или 30% от суммы дохода в зависимости от статуса физического лица — резидент или нерезидент РФ (ст. 224 Налогового кодекса РФ). Стоит отметить, что в отношении подарков есть лимит стоимости, с которого НДФЛ не взимается. На текущий момент он составляет 4000 руб. по каждому основанию на одно физическое лицо за налоговый период. От формы подарка, а это может быть вещь, подарочный сертификат или даже денежная сумма, лимит не зависит.

Согласно разъяснениям Минфина РФ (Письмо от 08.05.13 №03-04-06/16327), если компания в течение года выплатила физическому лицу только доходы, освобожденные от НДФЛ (ст. 217 НК РФ), то она не признается налоговым агентом и не должна представлять сведения по форме 2-НДФЛ. Таким образом, если в течение года организация передаст одному физическому лицу подарки на сумму менее 4000 руб., организация не признается налоговым агентом и, соответственно, не должна представлять в налоговой орган сведения по форме 2-НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 02.03.12 №03-04-06/9-54).

Соответственно, подарок партнеру стоимостью менее 4000 руб. не отражается и в форме 6-НДФЛ.

С подарками дороже 4000 руб. сложнее. В этом случае бухгалтер до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). При этом бухгалтер должен включить получателя подарка в реестр сведений о доходах и подать данные по формам 2-НДФЛ, 6-НДФЛ. Так как для этого требуются персональные данные получателя подарка, большинство компаний предпочитают укладываться в лимит.

Вариант 1 – безвозмездная передача

В бухгалтерском учете подарки контрагентам при их приобретении относятся к материально-производственным запасам или товарам и должны учитываться на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары». При передаче подарков расходы относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и отражаются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» и кредиту счетов 10 или 41.

В налоговом учете расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Дарение подарков есть ни что иное, как передача имущества безвозмездно, поэтому расходы на приобретение подарков контрагентам не включаются в расходы по налогу на прибыль.

В связи с этим при применении компанией ПБУ 18/02 у нее возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).

Также передача подарков признается объектом обложения НДС на основании п. 1 ст. 39 и п. 1 ст. 146 НК РФ. Таким образом, при передаче подарка контрагенту бухгалтеру необходимо начислить НДС, рассчитанный исходя из рыночной стоимости подарка, то есть цены при покупке. Входной НДС при этом можно принять к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Рассмотрим на примере проводки, которые бухгалтеру необходимо будет сделать в учете при покупке и передаче подарков партнерам по бизнесу — конкретным сотрудникам компании-контрагента.

пример1_абв.png
     

Вариант 2 – представительские расходы

Некоторые организации вручают презенты своим партнерам на официальном приеме и проводят в учете расходы на приобретение таких презентов как представительские. Следуя законодательству, в представительские расходы можно включить затраты на продукты питания и напитки для проведения официального приема и буфетного обслуживания.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 16.08.06 №03-03-04/4/136).

В то же время налоговые органы позволяют налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Такое мнение поддерживается в судебных решениях (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 №20-12/041966.2; Постановление ФАС Московского округа от 31.01.11 №КА-А40/17593-10 по делу №А40-55061/10-99-250).

При этом необходимо документально оформить проведение официального приема, то есть составить приказ, смету, отчет о проведении мероприятия.

Налоговый кодекс гласит — представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Рассмотрим проводки при отнесении расходов на покупку презентов на представительские.

пример2_абв.png

Вариант 3 – расходы на рекламу

Реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке (ст. 3 Федерального закона от 13.03.06 №38-ФЗ «О рекламе»).

Таким образом, для того чтобы расходы на подарки можно было отнести к рекламным, нужно соблюсти ряд условий:
  1. На подарках должна быть нанесена символика компании.
  2. Подарки предназначены неопределенному кругу лиц.
  3. Необходимо оформить проведение рекламной акции (приказ, смета, отчет о проведении).

Расходы на рекламу относятся к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ) и признаются для целей налогообложения в размере, не превышающем 1% выручки от реализации (п. 4 ст. 264 НК РФ). При этом в учете проводки будут такими же, как для представительских расходов.

Есть определенные особенности для учета расходов на сувениры стоимостью менее 100 рублей с учетом сумм налогов. К этой категории можно отнести такие презенты, как ручки, блокноты, открытки. Передача в рекламных целях товаров (работ, услуг), расходы на приобретение (создание) единицы которых не превышают 100 руб., не подлежат обложению НДС (подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ). Опять же в этом случае необходимо соблюсти вышеперечисленные условия.

Для подтверждения рекламных расходов бухгалтеру также следует предъявить договор на изготовление изделий с логотипом компании или на нанесение логотипа компании на приобретенные сувениры или подарки.

Предпочтительный вариант

Какой вариант будет для бухгалтера более предпочтительным, решать бухгалтеру. Важно учесть все обстоятельства в каждой конкретной ситуации.

Так, если компания проводит официальное мероприятие, то вероятность того, что расходы на конфеты, принятые, как представительские, вызовут вопросы налоговиков, минимальна.

Если проводится рекламная акция, то бухгалтер имеет право принять расходы, например, на вручение презентов в виде ручек и блокнотов с логотипом компании, как расходы на рекламу, само собой при отсутствии списка лиц для вручения.

Самым простым является вариант с безвозмездной передачей имущества в пределах установленных норм. Такая операция стопроцентно не вызовет вопросов со стороны налоговых органов.

Напоследок поделимся маленькой хитростью: конверты и открытки можно учесть в качестве расходов на канцелярские товары, если вместе с открыткой вложить в конверт первичную документацию, например, счет или акт оказанных услуг или выполненных работ.

В любом случае, какой бы вариант ни был выбран, оформляйте полный комплект документов. Чем больше подтверждающих документов, тем меньше вероятность претензий.