График отпусков на 2018 год

Автор: Евгения Попова, ведущий специалист по кадровому администрированию

Бухгалтерские вести, декабрь 2017

Не позднее 15 декабря 2017 года необходимо составить график отпусков на следующий календарный год. Отсутствие этого документа может повлечь за собой наложение достаточно серьезного штрафа.

Рассмотрим, что нужно учесть и на что необходимо обратить внимание при составлении графика отпусков на 2018 год.

Законодательная основа

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (до 15.12.17). 

При составлении графика необходимо учесть следующие категории сотрудников, которые могут пойти в отпуск в удобное для них время:

 Категория сотрудников  Нормативная база  Основание
 Один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель) Статья 262.1, 322 Трудового кодекса РФ Воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.
Мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам Статья 123 Трудового кодекса РФ Отпуск по беременности и родам жены
Супруги военнослужащих Статья 11 Федерального закона от 27.05.98 №76- ФЗ «О статусе военнослужащих» Отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих
Работники в возрасте до 18 лет Статья 267 Трудового кодекса РФ Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время
Совместители  Статья 286 Трудового кодекса РФ Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым категориям работников может предоставляться удлиненный основной отпуск, более 28 календарных дней.

Граждане, имеющие право на ежегодный отпуск более 28 дней Особенности предоставления Продолжительность отпуска (дней)
Работающие инвалиды Деятельность на предприятии, независимо от формы собственности

от 30

Научные работники, преподающие в ВУЗах Ведение трудовой деятельности в штате, учетная степень: 
- доктора наук
- кандидата наук

48
36

Сотрудники лечебных учреждений Деятельность связана с врачебной диагностикой, лечением ВИЧ-больных и работой с веществами, содержащими вирус иммунодефицита

36

Специалисты, ведущие научно-исследовательскую, экспериментальную  деятельность Использование в работе токсических химикатов, являющихся оружием, или ликвидация подобных объектов

от 49 до 56

Участники государственной гражданской службы Вредные, опасные и тяжелые условия службы

40 - 45

Дополнительные оплачиваемые отпуска

Минимальная продолжительность дополнительных оплачиваемых отпусков регламентируется Трудовым кодексом РФ.

В соответствии со ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Такой отпуск не может быть менее трех календарных дней.

Существуют и другие особенности в продолжительности дополнительных отпусков. На основании ст. 117 ТК РФ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых (по результатам специальной оценки условий труда) отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска составляет 7 календарных дней.

Также право на дополнительный отпуск имеют работники, трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Работодатель оставляет за собой право на количество предоставляемых дней дополнительного отпуска.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

При составлении графика отпусков следует учесть, что отпуск может быть предоставлен полностью либо разделен на части, одна из которых не должна быть менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ).

Порядок составления графика отпусков

Для того чтобы организовать работу по графику отпусков, целесообразно осуществить практику сбора данных (заполнение ведомостей). На основании полученных данных впоследствии и заполняется график.

Руководители отделов или их заместители заполняют ведомости по своим подразделениям, затем отправляют данные в кадровую службу, которая сводит их в единый документ (формируя проект графика отпусков).

Необходимо оформить официальное распоряжение о возложении обязанностей за составление графика на ответственного работника, в котором будут закреплены обязанности и точные сроки выполнения работы (см. пример 1):

приказ.jpg

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

После получения сводного графика от отдела кадров профсоюз организации не позднее пяти рабочих дней должен направить работодателю резолюцию в письменной форме.

Если профсоюз согласен с данным графиком, работодатель его утверждает, и на графике отпусков ставится соответствующая отметка о том, что мнение выборного профсоюзного органа учтено.

Если нет, тогда работодатель может с ним согласиться или в течение трех дней после получения официально оформленного мнения профсоюза провести переговоры в целях достижения общего решения.

При недостижении общего решения возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего:

  • профсоюз может обжаловать его в инспекцию труда или в суд либо начать процедуру коллективного трудового спора;

Важно учитывать: Государственная инспекция труда (ГИТ) при получении жалобы от профсоюза организации обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков. В свою очередь, решение ГИТ обязательно к исполнению.

  • работодатель имеет право утвердить график отпусков.

После того как сводный график составлен, он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (или уполномоченным на то лицом) подписью на графике отпусков в нужной графе. После того как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под подпись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

Унифицированная форма графика отпусков

График отпусков составляется по унифицирован ной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 (см. пример 2):

т7.jpg

Работодатель вправе разработать свою форму графика отпусков или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму. Изменение возможно провести по двум вариантам, в коммерческих организациях:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • унифицированная форма, доработанная с учетом потребности работодателя 

В примере ниже был использован второй вариант. В унифицированную форму внесены дополнения, корректировки. Форма дополнена новыми графами, в которых сотрудники подписываются в подтверждение того, что ознакомлены с графиком, а также того, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала). Кроме того, в компании нет профсоюзного органа, поэтому внесена следующая строка: «Представительный орган работников на момент утверждения отсутствует». Внесение данных изменений в унифицированную форму необходимо оформить приказом (см. пример 3):

приказ2.jpg

Подводя итог, следует еще раз отметить, что график отпусков — это обязательный документ, который должен быть в каждой организации независимо от формы собственности и должен быть утвержден не позднее двух недель до наступления нового календарного года. 

График отпусков — документ, отсутствие которого может повлечь за собой наложение штрафа на компанию, так как он часто является предметом проверок трудовой инспекции (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

график отпусков.jpg

За отсутствие графика отпусков предусмотрены следующие штрафные санкции (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

— от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для самой организации,
— от 1000 руб. до 5000 руб. — для должностных лиц;
— от 1000 руб. до 5000 руб. — для индивидуальных работодателей.