Как выбрать компанию для финансового аутсорсинга

21 июня 2016 "Финансовый директор" 
Светлана Золотарева
Руководитель департамента финансового аутсорсинга компании «Интеркомп»

В России финансовый аутсоринг пока не очень развит, однако он набирает все большую популярность. К выбору компании, которой вы сможете доверить вести ваш бухгалтерский, налоговый или управленческий учет, надо подойти очень ответственно. В этом поможет наш материал.  

        
В основе аутсорсинга лежит теория делегирования полномочий, предполагающая передачу части функций компетентным сотрудникам, которые смогут выполнять работу без потери качества. Поговорим о финансовом аутсорсинге поподробнее.  

В отличие от западных стран, где аутсорсинг достаточно распространен, на российском рынке он пока находится в зачаточном состоянии. Вместе с тем, он набирает все большую популярность. Согласно данным, указанным на сайте statista.com, размер рынка финансового аутсорсинга (F&A) в 2015 году составил 27,3 млрд долларов. По различным прогнозам в 2015–2018 годах мировой рынок финансового аутсорсинга вырастет на 8%–30%. 


Какие функции стоит передать на финансовый аутсоринг 

На финансовый аутсорсинг обычно передают часть процессов бухгалтерского учета, например, расчет заработной платы, учет кредиторской и дебиторской задолженности. Некоторые компании передают на финансовый аутсорсинг весь бухгалтерский и налоговый, а также управленческий учет. 

Имейте в виду, что аутсорсингу финансовых услуг сопутствует большой перечень вспомогательных работ. Например, сопровождение налоговых и аудиторских проверок, информирование об изменениях в действующем бухгалтерском и налоговом законодательстве, коммуникации с контрагентами аутсорси по вопросам предоставления первичной учетной документации и т.п. Так что во избежание дальнейших проблем необходимо составить перечень процессов, подлежащих передаче. Чем точнее будет определен список, тем меньше трудностей возникнет в будущем. 

Помимо этого, важно понимать, что если какой-то процесс не описан в договоре аутсорсинга, то с юридической точки зрения исполнитель не будет нести ответственности, даже несмотря на то, что с точки зрения полноты процесса осуществляемых функций – он должен выполнять этот процесс. 


Как выбрать компанию для аутсорсинга финансовых услуг 

Отбор поставщиков услуг целесообразно проводить в два этапа. Требования к подбору потенциального аутсорсера также следует разделить на 2 этапа: для первичного и для окончательного отбора. 

При первичном отборе необходимо выбрать требуемое количество возможных поставщиков услуг для последующего ведения переговоров. На этом этапе потенциальное качество можно определить очень условно и только по косвенным признакам. Для оценки можно использовать такие критерии, как: 
  • опыт работы на рынке услуг аутсорсинга в целом и в отрасли заказчика в частности, 
  • наличие сертификатов серии ISO и по информационной безопасности, 
  • положение в рейтингах, 
  • судебные споры с заказчиками, 
  • отзывы сотрудников в интернете, 
  • рекомендации. 

Когда же потенциальные поставщики услуг выбраны, необходимо подготовиться к переговорам для более детального изучения возможностей оказания качественных услуг с целью окончательного выбора аутсорсера. Для этого этапа следует сформировать критерии отбора, определить алгоритм оценки, способ консолидации данных и анкету, которую потребуется заполнить по итогам переговоров с каждым аутсорсером для последующей консолидации. 

Например, чтобы определить в достаточной ли степени аутсорсер поддерживает квалификацию своих сотрудников, надо убедиться, что потенциальный поставщик услуг проводит оценку профессиональных знаний сотрудников, как минимум, ежегодно и обладает собственным корпоративным университетом, в котором на системной основе обучает своих специалистов. Чтобы быть уверенными в сохранности и конфиденциальности передаваемой аутсорсеру информации, целесообразно запросить наличие сертификатов по стандартам SSAE 16 и ISO 27001 и т.д. 


Стоимость финансового аутсорсинга 

Качество – не единственный критерий отбора. Стоимость оказываемых услуг также имеет существенное значение. Финансовый аутсорсинг является достаточно сложным с точки зрения ценообразования. На сегодняшний день нет общепризнанных методик, позволяющих определить корректность формирования стоимости, поэтому заказчикам нужно подходить к сравнению цен с должным вниманием. Особенностью является то, что сравнивать надо не итоговую стоимость коммерческого предложения одного аутсорсера с другим, а «наполнение» этой стоимости, оно должно быть идентично. Например, аутсорсер может дать цену ниже за счет того, что ограничил количество обрабатываемых документов, включенных в заявленную стоимость, и при превышении этого лимита заказчик должен будет доплачивать за дополнительный объем, либо учтена подготовка не всех деклараций и отчетов и т.п. Если аутсорсер не запрашивает информацию о количестве всех имеющихся в организации документов – это должно вас насторожить. Без этой информации корректно посчитать стоимость невозможно. 

В заключение осталось отметить, что большинство российских аутсорсинговых компаний еще молоды, поэтому в большинстве своем не обладают достаточным опытом, отлаженной методологией, накопленной базой знаний и репутацией. Уровень менеджмента также не всегда оказывается на высоте. 

Все это накладывает на потенциального заказчика дополнительные требования в части выбора, проработки процесса взаимодействия с аутсорсинговой организацией, последующего контроля качества и эффективности для того, чтобы потенциальные преимущества аутсорсинга не обернулись полным фиаско вследствие реализации рисков, присущих текущей стадии развития экономики страны в целом и финансового аутсорсинга в частности.