Локальные нормативные акты и их значение в деятельности организации

«Бухгалтерские вести» №10/2014 

Судебная практика показывает, что большинство поступающих в суд исков от уволенных работников разрешается в их пользу. И это связано прежде всего с тем, что определяющим фактором в разрешении споров, касающихся применения тех или иных установленных в организации правил, является наличие или отсутствие локальных нормативных документов. 

Марина Чех_1.jpg
Марина Чех, менеджер группы услуг по кадровому администрированию Intercomp
Для работодателя наличие локальных нормативных документов будет являться существенным плюсом, поскольку работнику будет сложно опровергать факт, например, премирования, если в обществе разработано и применяется данное положение. Отсутствие же локальных нормативных актов в организации или применение таких актов, которые противоречат трудовому законодательству, напротив, может привести к отрицательным последствиям. 

Правовая основа 


Теория права отличается многообразием определений понятия «нормативный акт». Но суть их можно свести к следующему: нормативный акт – это письменный официальный документ, принимаемый уполномоченным органом (единоличным или коллегиальным), устанавливающий или отменяющий нормы права, то есть обязательные правила, рассчитанные на многократное применение и адресованные неопределенному количеству лиц. При определении понятия «локальный нормативный акт» признаки нормативного акта подлежат уточнению: 

а) акт принимается работодателем (руководителем организации, иным уполномоченным лицом); 

б) акт рассчитан на многократное применение; 

в) акт распространяется на работников организации. 

Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимаются в следующих целях: 

  1. Исполнение требований федеральных законов, нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. 
  2. Детализация и конкретизация норм федеральных законов и иных нормативных правовых актов с учетом особенностей организации труда конкретного юридического лица. 
  3. Регулирование вопросов, не регламентированных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. 

Локальные нормативные акты организации бывают двух видов: 
  • акты, которые должны приниматься руководителем организации в обязательном порядке; 
  • акты, которые носят рекомендательный характер, то есть наличие которых в организации не обязательно. 

Так, к первому виду относятся локально нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью: 
  • правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ); 
  • правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ); 
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка; 
  • правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ). 

С перечисленными документами следует ознакомить работника (при приеме на работу) еще до подписания трудового договора. 

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации: 
  • должностная инструкция. Данный документ разрабатывается в организации в случае отсутствия в трудовом договоре конкретного указания на трудовые обязанности работника и должен являться неотъемлемой частью трудового договора; 
  • коллективный договор; 
  • положение о социальном обеспечении работников; 
  • положение об информационной безопасности; 
  • положение о коммерческой тайне; 
  • положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю; 
  • положение о документообороте; 
  • положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей; 
  • письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности работника; 
  • иные документы. 

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов 


Разрабатывает локальные нормативные акты организация самостоятельно с учетом направления деятельности. Так, например, локальным нормативным актом может устанавливаться продолжительность ежедневной работы творческих работников средств массовой информации, театров (ст. 94 ТК РФ), а при особом характере труда – разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). 

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Государственный комитет Российской Федерации по статистике вынес Постановление от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», согласно которому большинство локальных нормативных актов можно разработать, основываясь рекомендательными нормами данного постановления. 

Унифицированные формы первичной учетной документации, представленные в Постановлении от 05.01.04 №1, носят рекомендательный характер и распространяются на все виды собственности, поэтому любая организация может взять за основу унифицированную форму какого-либо документа для подготовки окончательного варианта локального акта организации. 

Разумеется, наличие унифицированных форм упростило задачи кадровых служб по разработке документов организации, это, как минимум, значительно сокращает время на их подготовку. Однако все организации не могут работать по общему шаблону, поэтому доработка документов является неизбежной. 

Структура и содержание локальных нормативных актов зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких актов. 

Условно структуру локальных нормативных актов можно разделить на следующие части: 
  • общие положения: перечень регулируемых вопросов; нормативные правовые акты, в соответствии с которыми локальный нормативный акт принимается; подразделения или категории работников, подпадающие под его действие; 
  • основная часть: права и обязанности работника и работодателя; процедуры, не определенные законодательством; порядок взаимодействия структурных подразделений в зависимости от специфики локального нормативного акта; действия сторон, сроки, ответственность и пр. 

Например, в Положении о добровольном медицинском страховании основная часть может состоять из следующих разделов: прикрепление работников к ДМС, ограничения на участие в ДМС, открепление от ДМС, действия работников в случае утраты полиса ДМС и др.; 
  • заключительные положения: время вступления локального нормативного акта в силу, порядок внесения изменений и дополнений, а также его отмены, перечень локальных нормативных актов или отдельных положений, прекращающих действие в связи с принятием нового акта. 

Локальные нормативные акты могут содержать приложения, касающиеся вопросов, отраженных в этих актах. Например, в Положении о добровольном медицинском страховании приложением могут быть списки лечебных учреждений, программы ДМС. 

При написании текста локального нормативного акта следует руководствоваться: 

а) «Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.88, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33); 

б) нормами "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.03 №65-ст). 

Текст локального нормативного акта составляется на государственном языке РФ или на государственных языках ее субъектов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ (п. 3.20 указанного ГОСТ). 

Содержание локального нормативного акта должно соответствовать ранее изданным по этому вопросу документам. 

Для лучшего восприятия текст может быть разделен на отдельные части (разделы, подразделы, пункты и т.д.). Каждой части следует присвоить заголовок, который должен передавать ее краткое содержание. 

И еще несколько ключевых моментов, о которых следует помнить: название организации должно указываться в соответствии с учредительными документами, а не так как принято называть компанию в разговорной речи; а при указании специальностей необходимо руководствоваться классификатором должностей. Некоторые локальные нормативные акты могут содержать графики или таблицы, поэтому очень важно последовательно раскрывать информацию о документе, во избежание неправильного толкования документа. 

Главной задачей каждого локального нормативного акта является доступность и ясность информации, которая должна быть донесена до каждого сотрудника организации. 

Порядок разработки локальных нормативных актов законодательно не установлен. Работодатель вправе определять его самостоятельно. 

Условно его можно разделить на следующие стадии. 
  • Определение вопросов, по которым требуются разработка и утверждение локального нормативного акта. На практике такая потребность выявляется в ходе совещаний, планерок. Сами работники организации могут выступить с инициативой создания локального нормативного акта при выявлении в ходе работы неурегулированных вопросов. 

Например, в организации принято решение включить в состав компенсационного пакета работников добровольное медицинское страхование (далее – ДМС). Трудовой кодекс РФ не содержит такой гарантии для работников. В этом случае работодателю необходимо принять локальный нормативный акт, в котором будут определены условия и порядок предоставления ДМС. 
  • Определение этапов и сроков разработки локального нормативного акта. На практике работодатель устанавливает их при обсуждении вопросов, в отношении которых требуются разработка и утверждение локального нормативного акта. 
  • Создание рабочей группы по разработке локального нормативного акта. Такая группа может состоять из работников отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии. При необходимости включаются руководители подразделений, в отношении которых разрабатывается локальный нормативный акт. Это позволяет решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки. 

Необходимо назначить ответственного руководителя рабочей группы, который будет координировать участников и контролировать установленные сроки разработки локального нормативного акта. 

  • Подготовка проекта локального нормативного акта. На практике такой проект разрабатывает участник рабочей группы, назначенный ответственным исполнителем. Остальные члены группы вправе вносить предложения и замечания в ходе подготовки проекта документа. При необходимости ответственный исполнитель дорабатывает его с учетом внесенных замечаний. 
  • Согласование проекта локального нормативного акта. На данном этапе проект необходимо согласовать с участниками рабочей группы и другими заинтересованными лицами (подразделениями). 

В процессе согласования документ передается от лиц, занимающих нижестоящие должности, лицам, занимающим вышестоящие должности. 

После согласования проект передается на утверждение работодателю. Если для принятия локального нормативного акта необходимо учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза), то до утверждения работодателем проект документа и обоснование по нему должны быть направлены в этот орган. Такой порядок предусмотрен ст. 372 ТК РФ.

В предусмотренных Трудовым кодексом РФ случаях работодатель до утверждения локального нормативного акта направляет его проект и обоснование по нему в представительный орган работников (профсоюз). Этот орган должен в срок не позднее пяти рабочих дней с момента получения документов направить работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. 

Если представительный орган работника (профсоюз) не согласен с проектом локального нормативного акта или хочет внести предложения по его улучшению, работодатель обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом работника. 

Все разногласия оформляются протоколом. Только после этого работодатель вправе принять локальный нормативный акт. Вместе с тем представительный орган работника (профсоюз) может обжаловать его в государственную инспекцию труда или в суд либо начать процедуру коллективного трудового спора. 

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе (ст. 12 ТК РФ). 

Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами: 
  • утвердить; 
  • издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта. 

Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа. Помимо подписи гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его инициалов, фамилии и даты подписания, например:

утверждаю.png
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 

Локальный нормативный акт может приниматься путем издания приказа (распоряжения). Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно. В приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить: 
  • дату введения его в действие; 
  • указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого; 
  • фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта; 
  • другие условия. При утверждении локального нормативного акта приказом работодателю необходимо заполнить реквизит «Гриф утверждения документа». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу акта. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. 

Например: 

утверждено.png


Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). 

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами. 

  • Подписью работника на листе ознакомления, где должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица. 
  • Подписью работника на отдельном документе - журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами. 
  • Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору. 

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ. 

Неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ.

1.png