Материальная ответственность подотчетных лиц



Бухгалтерские вести, май 2017

Автор: Елена Рыбникова

Для полноценного ведения бизнеса компания использует активы, представляющие для нее ценность. Сохранность и бережное отношение к активам компании — основа бесперебойной работы компании и минимизации расходов на обновление материально-технической базы.

Елена Рыбникова
руководитель группы контроля качества услуг и методологии
Для сохранности активов, компания предпринимает несколько шагов, в частности товарно-материальные ценности, необходимые для функционирования компании закрепляют за материально ответственными лицами.

Материальную ответственность несут все работники компании, но пределы такой ответственности не однозначны. Работа каждого сотрудника связана с использованием активов работодателя, например, даже бухгалтер, работая, использует компьютер, письменный стол, стул, шкафы для хранения документации.

Документальное оформление

Согласно ст. 244 ТК РФ, на работников компании, можно возложить ответственность о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Возложить такую ответственность можно только в письменной форме. Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Важно, что не со всеми работниками можно и необходимо заключать договора о полной материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
  1. когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
  2. недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  3. умышленного причинения ущерба;
  4. причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  5. причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  6. причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  7. разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
  8. причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба так же может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Особенным является договор о коллективной материальной ответственности, заключается он когда при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Итак, кадровой службе компании необходимо с отдельными работниками – материально ответственными лицами (МОЛ) заключить договора о полной материальной ответственности (такими как продавцы, кладовщики, мастера цехов). С работниками, прямо не связанными с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой товарно-материальных ценностей (ТМЦ), договора материальной ответственности можно не заключать, достаточно обязанности, предусмотренной законодательством.

Бухгалтерии в свою очередь необходимо контролировать своевременность, правильность и полноту учета ТМЦ, для этого утвердить документооборот с цехами, складами, торговыми точками, готовить документацию и отражать результаты инвентаризации ТМЦ.

Сложности, как правило, у бухгалтеров возникают при возникновении недостач и излишков ТМЦ, вверенных МОЛ.

Действия бухгалтера при возникновении недостач и излишков:

При выявлении излишек, бухгалтер приходует такие излишки на баланс компании. Оценка излишков проводится по рыночной цене ТМЦ. Определение рыночной цены описано в п. 6 ст. 274 НК РФ, однако понятие достаточно размытое, так как ссылается в основном на условия двухсторонней сделки. Для минимизации претензий со стороны ИФНС, необходимо в учетной политике компании закрепить метод оценки излишков и недостач ТМЦ, выявленных в ходе ведения финансово-хозяйственной деятельности компании. Оприходованные излишки сформируют внереализационный доход компании.

При выявлении недостачи, кроме оценки ТМЦ для списания их с балансового счета, необходимо установить причину «пропажи», ведь просто так списать недостачу со счетов бухгалтер не имеет право (за исключением списания ТМЦ в рамках норм естественной убыли). Кроме факта выявления недостачи, проводится, так же как и при выявлении излишков, оценка ТМЦ, и в обязательном порядке проводится расследование причины сформировавшейся недостачи.

В обязательном порядке устанавливается виновник недостачи. Расследование оформляется внутренним документом компании. После установления виновника и, не мало важно, признания его вины. Составляется решение о списании недостачи, подписываемое членами комиссии, участвующими в расследовании и лицами, принимающими решения о распоряжении имуществом компании.

Покрывается недостача установленным виновным лицом из его доходов. Если компания принимает решение простить виновнику недостачу, то такая недостача списывается за счет чистой прибыли компании. При отказе виновного признать свою вину в недостаче, необходимо обратиться в суд для «установления истины». При отсутствии виноватого, ущерб от недостачи списывается за счет внереализационных расходов компании.