Новый ГОСТ. Что нужно знать при выдаче копий работникам?

Деловой мир

Автор: Елена Рыбникова, руководитель отдела контроля качества услуг и методологии Интеркомп

С 1 июля 2018 года в законную силу вступил новый государственный стандарт оформления документации — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Елена Рыбникова, руководитель отдела контроля качества услуг и методологии компании «Интеркомп», подробно описывает нововведения свежего ГОСТа и предупреждает о последствиях несоответствия документов новым стандартам.

На что распространяется новый ГОСТ?

На организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Положения ГОСТа распространяются на бумажные и электронные носители.

Что определяет?

Состав реквизитов документов, правила их оформления (в том числе с применением информационных технологий), виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе, образцы бланков, правила создания документов.

Что нужно знать при выдаче копий работникам?

Одно из ключевых изменений, которое необходимо учесть работодателю при выдаче копий — два варианта отметок о заверении копии в зависимости от целей. Новый порядок распространяется и на копии трудовых книжек, которые вы выдаете сотрудникам.

1. Для общих целей:

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: 

  • слово «Верно»; 
  • наименование должности лица, заверившего копию; 
  • его собственноручную подпись; 
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию); 
  • дату заверения копии (выписки из документа). 

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

2. Если копия выдается для представления в другую организацию:

Отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обратите внимание на следующие изменения: 

  • В одном документе не должно быть более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа. На каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. 
  • При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО). В ГОСТе утверждающий гриф прописан прописными буквами. 
  • Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами). Регистрационный номер — дефис или тире, а также точки или иные знаки в номере документа не предусмотрены ГОСТом, исключение составляет косая черта, если документ составлен совместно двумя и более организациями. 
  • Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами (римскими нельзя). Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Что делать, если необходимо написать документ с большим количеством разделов, например, Устав организации, — ГОСТ не регламентирует. 
  • В компаниях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. 
  • Если на основании доверенности вы подписываете документы за кого-то, более не допускается ставить косую черту или надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи. А исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Что будет, если документация не соответствует ГОСТу?

ГОСТ — это рекомендованный стандарт, поэтому штрафы не предусмотрены.

Однако рекомендуем учесть ключевые изменения при выдаче копий сотрудникам. Например, банк при оформлении кредита работнику на сумму более 500 тыс. руб. может сделать замечание, что копия выдана не по ГОСТу и попросить принести верную, в частности, дополнить копию записью о хранении.