Обмен электронными документами между работодателем и дистанционным работником

Бухгалтерские вести № 32 (август 2016)
Автор: Марина Чех, менеджер группы услуг по кадровому администрированию Интеркомп

При дистанционной работе возможен обмен кадровыми документами в электронном виде. Однако их оформление в бумажном виде полностью не исключается.

Marina_Chekh.jpg 
Марина Чех
Менеджер группы 
кадрового администрирования
Intercomp
Федеральным законом от 05.04.13 №60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в Трудовой кодекс Российской Федерации введена новая глава 49.1, регламентирующая особенности труда дистанционных работников. 

Дистанционной работой признается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет». 

Федеральный закон урегулировал сложившиеся в современной практике дистанционные трудовые отношения и установил новый для российского трудового права способ взаимодействия между работником и работодателем — обмен электронными документами. Вместе с тем необходимость оформления кадровых документов в бумажном виде полностью законодателем не исключается.

Электронный документ 

Согласно п. 11. 1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.06 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. 

Согласно определению, представленному в п. 3.1 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.13 №1185-ст), электронный документ — это документ, информация которого представлена в электронной форме.

Исходя из этого можно сделать вывод, что электронный документ — это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-копия документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т. п. 

В случае, когда положениями главы 49.1 Трудового кодекса РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников» предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись создается с помощью специальных программных средств. Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых право-отношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.

Каждая из сторон обмена электронными документами обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. 

В случаях если в соответствии с Трудовым кодексом работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником. 

В случаях если в соответствии с Трудовым кодексом РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа. 

Обязательный обмен бумажными документами

Рассмотрим случаи, когда обмен бумажными документами является обязательным:

1. При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами по требованию работодателя лицо,поступающее на дистанционную работу, обязано направить по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии:
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, работник поступает на работу на условиях совместительства или по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе;
  • страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной под-
  • готовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

2. В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
3. Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник обязан направить работодателю 
оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением. 
4. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче трудовой книжки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением. 
5. В день прекращения данного трудового договора, если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора о дистанционной работе осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.