Какой перечень кадровых документов должен находится в компании при ее формировании?

Работаю в компании в должности менеджера по персоналу. Опыт в работе маленький. В компании большая запущенность документации. Хотелось бы узнать, какой перечень документов должен находится в компании при ее формировании. Как формировать личные дела сотрудников работающих по совместительству?

НА ВОПРОС ОТВЕЧАЕТ ЭКСПЕРТ INTERCOMP:
Светлана Домкина
Менеджер отдела Кадрового Администрирования

Да, конечно работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

Все документы можно разделить на несколько групп, которые мы бы рекомендовали при ведении кадрового делопроизводства:


1. Локальные нормативные акты:

Коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ.
Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.


2. Организационные документы:

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления.
Журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал.
Журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов.
Штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы.
График отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".


3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

Трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя.
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные.
Документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение).
Личная карточка формы N Т-2. Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником.
Трудовые книжки. Необходимость их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225.
td>
Прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).


Формирования личных дел, работников работающих по совместительству, необходимо формировать в порядке, установленном для ведения кадрового делопроизводства, т.е в том же порядке как и работника, работающего на основном месте работы. В личном деле, кроме документов, предусмотренных ст. 283 ТК РФ, должны быть: копия трудового договора; приказ (распоряжение) о приеме на работу; другие документы, определяющие характер трудовых отношений между работодателем и совместителем. Сведения о работе по вносятся в трудовую книжку только по желанию работника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ и п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек).