Порядок оформления, выдачи и использования доверенности в организациях торговли

При оформлении доверенностей прежде всего следует обратить внимание на общие положения Гражданского кодекса РФ.

Иван Катышев
Иван Катышев, руководитель группы юридических услуг Интеркомп

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Передача полномочий может осуществляться как одному, так и нескольким лицам, а также исходить от одного или нескольких доверителей. Положения указанной статьи применяются также и в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания (п. 4 ст. 185 ГК РФ).

В соответствии с п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Приложения печати, а также подписи главного бухгалтера (для государственной или муниципальной организации) в настоящее время не требуется, даже без соответствующего указания в учредительных документах. В случае если доверенность выдается для совершения нотариально удостоверяемых сделок, а также для распоряжения правами, зарегистрированными в государственных реестрах, необходимо нотариальное удостоверение такой доверенности (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).

Если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ). Таким образом, законодательно не запрещено указывать любой срок действия доверенности. Однако дата совершения доверенности является обязательным реквизитом, в противном случае доверенность признается ничтожной. Необходимо обратить внимание на п. 7 ч. 1 ст. 188 ГК РФ, где указано, что действие доверенности прекращается с введением в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности.

Статья 188.1 ГК РФ предусматривает особый вид доверенности – безотзывная. В целях исполнения или обеспечения исполнения обязательства, представляемого перед представителем или лицами, от имени или в интересах которых действует представитель, в случаях если такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности, представляемый может указать в доверенности, выданной представителю, на то, что эта доверенность не может быть отменена до окончания срока ее действия либо может быть отменена только в предусмотренных в доверенности случаях. Указанное положение регулирует обязательства, связанные только с осуществлением предпринимательской деятельности.

Так, у предпринимателей и юридических лиц появляется соблазн передачи товарно-материальных ценностей без оформления соответствующих договоров с целью уклонения от уплаты налогов. Однако законодатель предусмотрел возможность отмены безотзывной доверенности в случае злоупотребления представителем своими полномочиями. Передоверие по безотзывной доверенности допускается только в случае прямого на то указания в самой доверенности. По общему правилу при выдаче доверенности в порядке передоверия требуется ее нотариальное заверение. Однако предприниматели и юридические лица освобождены от обязанности нотариального оформления доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия.

Документальное оформление

Для торговых организаций доверенность является одним из основных документов. В соответствии с подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» без доверенности имеет право действовать только единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, директор, президент и другие). Его полномочия в данном случае подтверждены уставом. В иных ситуациях, когда лицо действует от имени юридического лица, наличие доверенности обязательно.

Единого нормативного документа, регламентирующего порядок оформления, выдачи и использования доверенности, нет. Гражданский кодекс также не содержит обязательных требований к форме доверенности, кроме того, что доверенность должна быть выдана в письменной форме. На крупных предприятиях порядок работы с доверенностями, как правило, определен в локальных актах (положениях, инструкциях).

Во избежание споров с контрагентами и судебных разбирательств при оформлении доверенностей стоит использовать некоторые обязательные реквизиты, такие как: наименование документа, номер доверенности (в соответствии с локальными актами), место совершения доверенности и дата, наименование юридического лица, выдавшего доверенность, данные доверенного лица, полномочия, срок действия, порядок передоверия, наименование должности и личных данных лица, подписавшего доверенность. Доверенности должны оформляться на фирменном бланке организации, который содержит информацию о месте нахождения юридического лица, ИНН, КПП, контактах.

При разрешении хозяйственных споров арбитражные суды не принимают во внимание доводы сторон об отсутствии полномочий на подписание финансовых документов, отсутствие номера доверенности, образца подписи уполномоченного лица, неверное указание количества получаемого товара, неправильное указание места нахождения организации, так как положения ГК РФ не содержат специальных требований к содержанию доверенностей.

Арбитражный суд г. Москвы по делу №А40-76383/2006 пришел к заключению, что положения Гражданского кодекса РФ не обязывают присваивать номера доверенностям. В другом случае коллегия ВАС РФ поддержала решения апелляционной и кассационной инстанций по делу №А40-61271/2006 по вопросу применения ст. 182, 185, 186 ГК РФ в споре о признании доверенности ничтожной в связи с тем, что в доверенности не указано место нахождения юридического лица. Суд сослался на нормы ГК РФ и признал доверенность соответствующей нормам закона, так она выполнена на фирменном бланке организации, с указанием адреса и реквизитов организации.

Большинство торговых организаций используют действующие в настоящее время различные нормативные акты, методические рекомендации, инструкции и правила, не противоречащие положениям Гражданского кодекса РФ. Главными из которых являются: Федеральный закон от 06.12.11 №402 «О бухгалтерском учете», Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные Письмом Комитета РФ по торговле от 10.05.96 №1-794/32-5, Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28.12.01 №119н.

При осуществлении торговой деятельности организации используют доверенности формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а, однако они не являются обязательными, и организация вправе разработать свою форму доверенности с учетом специфики деятельности.

Формы доверенностей М-2 и М-2а применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенности оформляются бухгалтерией предприятия в единственном экземпляре, должны быть полностью заполнены и содержать образец подписи лица, на имя которого она выдана.

Выдаются доверенности под расписку получателю. Форма М-2а регистрируется в журнале учета выданных доверенностей. Если операций по обороту ТМЦ и выдаче доверенностей немного, заменой журналу может послужить пронумерованная сшивка корешков от доверенностей М-2, скрепленная подписью главного бухгалтера с указанием количества листов.

Как правило, доверенности выдаются сроком на 15 дней, в случае планового поступления товарно-материальных ценностей доверенность может быть выдана сроком на один месяц. При однократном получении товара используется форма М-2 организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности не носит массовый характер (ч. 3. Постановления Государственного комитета РФ по статистике от 30.10.97 №71а).

Могут возникнуть затруднения при выдаче доверенности на получение товара лицу, не являющемуся сотрудником организации. Некоторые организации продолжают обращаться к Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 №17, согласно положениям которой выдача доверенностей не работникам предприятия не допускается. Однако инструкция в 2012 году утратила законную силу и более не применяется.

Таким образом, законодательно не запрещена выдача доверенностей другим лицам. Доверенность будет действительна, если оформлена без нарушений положений ГК РФ и доверенное лицо дееспособно.

Если отгрузка товара происходит на складе покупателя, в случае, когда доставка осуществляется силами продавца, предоставление доверенности не требуется, достаточно проверить, является ли получатель товара работником покупателя. В данном случае он подписывает накладную поставщика, являясь материально ответственным лицом.

В случае если отгрузка происходит в ином месте, не по месту нахождения покупателя, представление доверенности обязательно (подп. 2.1.4 Методических рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные Письмом Комитета РФ по торговле от 10.05.96 №1-794/32-5).

При оформлении доверенностей на получение ТМЦ возникает вопрос о необходимости отражения перечня получаемых товаров. При оформлении доверенности по договорам поставки и купли-продажи, при отсутствии счета на оплату товара, стоит отразить количество и вид получаемого товара.

При оформлении доверенностей по форме М-2 и М-2а имеются соответствующие формы для внесения данных о товаре. В некоторых случаях достаточно отразить наименование поставщика, а также реквизиты документа, по которому товар будет получен (накладная, счет-фактура). От того, как оформлен такой документ, будет зависеть необходимость внесения полных сведений о товаре. Если в нем указан весь перечень передаваемых ТМЦ, повторно вносить его в доверенность не требуется.

Особое внимание следует обратить на то, что доверенность при получении ТМЦ должна быть представлена в оригинале, допускается факсимильный и электронный вариант доверенности только в предварительной форме до фактического исполнения обязательств. Такой вывод подтверждается Письмом Министерства РФ по налогам и сборам от 01.04.04 №18-0-09/000042. К тому же доверенность от покупателя на получение ТМЦ подтверждает факт их реализации у поставщика.

Нотариальное заверение доверенностей

Доверенности могут быть оформлены не только руководителями организаций и уполномоченными на то лицами, в некоторых случаях требуется нотариальное заверение. Нотариально удостоверенная доверенность необходима для представления интересов доверителя при совершении сделок, для которых пред усмотрена нотариальная форма (сделки с недвижимостью, переуступки прав требования, перевод долга, соглашения о залоге, сделки на отчуждение доли в уставном капитале).

В связи с участившимися случаями мошеннических действий с использованием нотариальных доверенностей при совершении сделок на отчуждение недвижимого имущества и долей в уставном капитале, на рассмотрение в Государственную думу РФ 06.04.16 внесен законопроект №037959-6 «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (в части уточнения порядка предоставления сведений, содержащихся в единой информационной системе нотариата)».

Законопроект предполагает размещение сведений о доверенностях в единой информационной системе нотариата. Предполагается незамедлительное предоставление информации по реестровому номеру доверенности, но не позднее следующего рабочего дня.

В пояснительной записке к законопроекту говорится, что в открытом доступе будут содержаться сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в этот реестр нотариальных действий в случае, если доверенность отменена. Полные данные и текст доверенности будут доступны только государственным и муниципальным органам с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия по запросам.

Настоящий законопроект призван в большей степени обеспечить безопасность сделки и предоставить возможности для проверки полномочий контрагента.