Порядок составления графика отпусков

Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016)
Автор: Маргарита Батина, юрист отдела контроля качества услуг и методологии компании Интеркомп

График отпусков является одним из базовых документов, составляющих основу кадровой документации любой компании независимо от формы собственности.

Зачастую лица, ответственные за ведение кадровой документации, не придают должного значения такому локальному нормативному акту, как график отпусков. А ведь он обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Целью его составления является упорядочение предоставления очередных оплачиваемых отпусков и обеспечение пребывания на работе необходимого количества работников. Также встречаются ситуации, когда работники не желают идти в отпуск, и тогда что делать работодателю? Ведь непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, выходом из ситуации, когда работник не желает идти в положенный ему очередной оплачиваемый отпуск, является составление графика отпусков.

В свою очередь, отсутствие или неправильноесоставление графика отпусков для работодателя влечет привлечение последнего к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП) в виде штрафа — на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

В соответствии со ст. 305 ТК РФ режим работы, в том числе порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется по соглашению между работодателем — физическим лицом и работником. Соответственно, график отпусков для данной категории работодателей не является обязательным. Вместе с тем при найме работодателем — физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков (Письмо Роструда от 20.12.11 №3683-6-1).

Правила составления графика отпусков

График отпусков составляется лицами, ответственными за ведение кадровой документации в компании. При составлении данного документа важно соблюсти принцип добровольности (учесть волеизъявление работников) при определении сроков очередного отпуска для особой категории работников. Речь идет о тех работниках компании, которые имеют право использовать его в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Например:
  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, вне зависимости от времени их непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Важно отметить, что при составлении графика отпусков недавно принятые работники право на отпуск получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков необходимо учитывать и следующие нюансы:
  • Стаж работы. Право на оплачиваемый ежегодный отпуск при составлении графика отпусков возникает у работника при наличии стажа работы у данного работодателя не менее шести месяцев. В случае если стаж менее шести месяцев, работника об этом необходимо уведомить письменно.

В свою очередь, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. В рассматриваемых ситуациях допускается перенос времени ежегодного оплачиваемого отпуска по соглашению сторон.

Ряд работников вправе получить отпуск вне зависимости от наличия стажа. Речь идет о несовершеннолетних работниках, женщинах перед отпуском по беременности или же после него, усыновителях детей, не достигших трехмесячного возраста.

  • Досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск следует запланировать до истечения срока действия трудового договора. Например, предоставление отпуска работникам-совместителям.
  • По соглашению сторон. В случае если соглашением сторон к трудовому договору предусмотрено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы, то тогда отпуск данному работнику необходимо включить в график отпусков.
  • Между сторонами заключен срочный трудовой договор, со сроком действия в текущем году. В рассматриваемом случае у работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
  • Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (например, гражданским служащим, сотрудникам органов внутренних дел и т. д.).
  • В графике отпусков необходимо учитывать льготы, положенные сотрудникам.

Например, в компании была проведена аттестация рабочих мест, по результатам которой было установлено, что определенные должности подпадают под класс условий труда по степени вредности и опасности факторов производственной среды и трудового процесса со значением не ниже трех. Несмотря на полученные результаты, работодатель в график отпусков не включал положенные 7 дней дополнительного оплачиваемого отпуска, а также другие льготы, положенные в связи с этим. Работник обратился в суд, и последний признал его право на предоставление положенных трудовым законодательством льгот. Так, согласно определению Ленинградского областного суда от 23.07.14 №33-3637/2014, судьи учли требования Постановления Правительства РФ от 20.11.08 №870 и правовую позицию Пленума Верховного суда РФ. Поскольку длящееся нарушение трудовых прав сотрудников заключается в том, что фактически работодатель признал право своих сотрудников на компенсации и выплаты и даже начислил их, но не выплатил без объяснения причин, суд обязал предприятие не только издать соответствующие приказы и изменить графики сменности работников и оплачиваемых отпусков, но и полностью выплатить сотрудникам все положенные им компенсации и другие денежные выплаты.

Таким образом, при составлении графика отпусков сотрудников работодатель обязан учитывать все льготы, положенные работникам по результатам пройденной аттестации.

  • В график отпусков подлежит обязательному включению отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
  • Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года, теряет право на предоставление оплачиваемого отпуска даже при условии, что он вышел на работу на неполный рабочий день. Данной позиции придерживается ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 06.04.15 №А39-3748/2014. Суть спора состояла в том, что при проведении проверки организации специалисты ФСС выявили, что несколько сотрудниц, которые находились в отпуске по уходу за ребенком и получали положенное при этом социальное пособие, фактически продолжали работать в организации на условиях неполного рабочего дня. Указанные работники в соответствии с графиками отпусков ходили в ежегодные оплачиваемые отпуска. Компания начисляла им и выплачивала положенные им отпускные, исходя из среднемесячного заработка. Однако проверяющие посчитали, что данные выплаты нарушают трудовое законодательство, требования ст. 260 ТК РФ, согласно которой ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен женщине по ее желанию либо непосредственно перед отпуском по беременности и родам, или сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком, независимо от стажа работы у данного работодателя. Арбитры указали, что такая позиция согласуется с мнением ВC РФ, изложенным в Постановлении Пленума Верховного суда от 28.01.14 №1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Работник, который находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года и одновременно получает пособие по уходу, не может выйти в ежегодный основной оплачиваемый отпуск, так как Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности использования двух и более отпусков одновременно.

Поэтому решение ФСС было оставлено судом в силе, а начисления пособия по уходу за ребенком, сделанные за период нахождения сотрудниц организации в ежегодных оплачиваемых отпусках, были отменены.

Поскольку в компаниях практикуется привлекать работников (исполнителей) по договорам гражданско-правового характера, отметим, что указанная категория работников не подлежит отражению в графике отпусков. Поскольку в разрезе трудового законодательства на лиц, работающих по гражданским договорам, ТК РФ не распространяется. Соответственно, права на ежегодный оплачиваемый отпуск у данной категории лиц не возникает.

Таким образом, график отпусков составляется в отношении всех работников, как занятых по основному месту работы, так и по совместительству.

В графике отпусков не отражаются отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Тем не менее Трудовой кодекс РФ допускает предоставление отдельным категориям работников ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью более 28 дней. К ним относятся:

  • работники в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
  • педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.15 №466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках»);
  • государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.04 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
  • судьи — 30 рабочих дней (ч. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.92 №3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»);
  • муниципальные служащие — 30 календарных дней (ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.07 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), и др.

Пошагово порядок составления и утверждения графика отпусков можно изложить следующим образом:

  1. Определить количество дней отпуска, которые следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику. Для этого следует определить дату окончания года, который работником был отработан (то есть дату, в которую истекает очередной год с момента принятия сотрудника на работу). Например, если работник принят 15 октября 2016 года, то датой окончания года, который работником был отработан, будет являться 14 октября каждого последующего года.
  2. Составить график отпуска по каждому сотруднику таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания отработанного года у него не осталось неиспользованных отпусков (ст. 122 ТК РФ). Отметим, что действующим законодательством не запрещено предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время. В данной ситуации необходимо отталкиваться от того, чтобы за каждый рабочий год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.
  3. До 17 декабря каждого года необходимо составить и утвердить у руководителя компании (работодателя) график отпусков. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой графика отпусков №Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Отметим, что график отпусков можно составить и в произвольной форме, однако при условии ее утверждения руководителем компании как формы первичного документа.
  4. Ознакомить всех работников с графиком отпусков лично под роспись. Для этого в унифицированной форме №Т-7 можно предусмотреть отдельную графу или ввести в практику ознакомление с графиком отпусков путем составления отдельной ведомости или иного документа (журнала учета ознакомления с графиками отпусков). В случае если впоследствии срок предоставления отпуска будет изменен по заявлению работника, необходимо внести соответствующую отметку в графах 8–9 графика формы №Т-7. Данная отметка проставляется на основании приказа о переносе отпуска.
  5. Не позднее чем за две недели до начала отпуска отдать работнику под роспись уведомление о начале отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.14 №1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомлений работников, например, путем визы ознакомления работника на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.12 №428-6-1).
  6. Оформить приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). В ситуации, когда работник идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков, то есть в свой срок, то заявление на отпуск от него получать не требуется.
  7. Время нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в табеле учета рабочего времени (унифицированный формы №Т-12 или №Т-13) буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».
  8. Сведения о предоставленном (использованном) работнику ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в разделе VIII личной карточки работника (унифицированная форма №Т-2).

Внесение изменений в график отпусков

Поскольку график отпусков является плановым документом, то при наступлении года, для которого данный локальный нормативный акт является действующим, могут возникнуть следующие ситуации, требующие корректировки. К ним относятся следующие случаи:

1. Принятие на работу нового сотрудника. Поскольку данный вопрос на законодательном уровне не урегулирован, то на практике применяются следующие варианты корректировки действующего графика отпусков:

  • К действующему графику отпусков оформляется приложение. Форма приложения зависит от того, какая форма графика отпусков используется в компании — унифицированная №Т-7 или произвольная (предварительно утвержденная как первичный кадровый документ работодателем). Указанное приложение необходимо согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании, ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ), утвердить руководителем организации.
  • В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Вновь принятому работнику необходимо направить работодателю заявление, в котором указать намерение воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск. При согласовании работником и работодателем даты начала и продолжительности отпуска, последний издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Соответственно, сведения о предоставленном отпуске вносятся в личную карточку работника.

2. Перенос отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Изменения вносятся в графы в 8, 9 графика отпусков унифицированной формы №Т-7, или в предусмотренные графы, если форма графика отпусков разработана работодателем самостоятельно.

3. Отзыв работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку форма №Т-7 не предусматривает внесение данных изменений (отсутствуют соответствующие графы и реквизиты), можно воспользоваться следующим: в графе 10 «Примечание» указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, в графе 9 — дату начала использования остальной части отпуска.