Практические советы: как подготовиться к налоговой проверке

01.07.2011. Журнал Консультант

Наталья Кандаурова Бухгалтер-консультант Intercomp Global Services

Большинству компаний время от времени приходится сталкиваться с проверками со стороны налоговых органов. Что влекут за собой подобные проверки? По их итогам налоговики могут принять решение о доначислении неуплаченных налогов и привлечении предприятия к налоговой ответственности, отказать в зачете или возврате излишне уплаченных налогов. Основаниями для вынесения таких решений могут быть:

Для того чтобы подобные решения не стали неприятным сюрпризом для компании, рассмотрим подробно виды налоговых проверок, способы их предотвращения, а также порядок подготовки необходимых документов в случае, если решение о проведении налоговой проверки все-таки принято/

Налоговым кодексом (ст. 87) предусмотрено два вида налоговых проверок – камеральные и выездные. Камеральные проверки налоговый орган проводит у себя в инспекции, выездные – непосредственно в офисе организации.

Проверка в инспекции

Камеральная проверка охватывает широкий круг налогоплательщиков, которые представляют в налоговые органы декларации и иные документы. Она проводится в течение 3 месяцев со дня предоставления компанией декларации или расчета (п. 2 ст. 88 НК РФ). При этом если в ходе проверки компания предоставляет уточненную декларацию, то рассмотрение первоначальной декларации прекращается. Начинается проверка уточненной декларации, и проводится она также в течение 3 месяцев с момента подачи документа.. Это следует из п. 9.1 ст. 88 НК РФ.

В ходе камеральной проверки налоговики могут потребовать:

Если в ходе камеральной проверки выявлены ошибки в декларации, противоречия между поданными в инспекцию сведениями и документами, то представление налогоплательщиком по требованию налогового органа необходимых пояснений в пятидневный срок является не правом, а обязанностью (п. 3 ст. 88 НК РФ). Необходимо отметить, что предоставление по подобным запросам пояснений, выписок из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета и (или) иных документов, подтверждающих достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию, никак не влияет на общий срок, отведенный для камеральной проверки.

Запросы налоговиков

Инспекция вправе запросить документы и впоследствии провести налоговую проверку в следующих случаях:

Как избежать проверки?

Учитывая вышесказанное, необходимо следить за правильностью оформления всей первичной документации. Как показывает практика, камеральные налоговые проверки проводятся в случаях предоставления:

В этом случае инспекция вправе вызвать представителей компании на комиссию с целью объяснения причин полученных убытков. Им придется рассказать о предпринимаемых мерах, которые она проводит по уменьшению убытков и получению прибыли в будущем, а также пояснить целесообразность дальнейшего существования такого убыточного бизнеса (общеизвестно, что основной экономической целью любой предпринимательской деятельности является извлечение прибыли).

Лучшим способом избежать налоговых проверок является подача деклараций с суммами налога к уплате. Напомним, что заявление на возмещение НДС является именно правом, а не обязанностью налогоплательщика. Компания может перенести часть сумм налога, подлежащую возмещению, на будущие налоговые периоды и воспользоваться правом на вычет тогда, когда НДС к уплате будет составлять большую часть.

Если по итогам квартала компания подает декларацию по НДС, в которой заявлено право на возмещение налога, то ей нужно готовиться к тому, что в течение 10 рабочих дней инспекция потребует документы, подтверждающие в соответствии со ст. 172 НК РФ правомерность применения налоговых вычетов.

Обратите внимание

Проверьте правильность заполнения счетов-фактур. Если в нем не хватает данных, допишите их ручкой – ведение смешанного способа заполнения счетов-фактур допускается (постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Обратите внимание, не осуществляла ли фирма непроизводственную деятельность? Если да, то проверьте возмещение НДС по основным средствам и прочим ценностям, поскольку по объектам, которые используются в такой деятельности, принимать НДС к вычету нельзя. Это значит, что НДС, относящийся на услуги (работы, товары), списанные за счет чистой прибыли и не учтенные в ходе расчета налога на прибыль, нельзя принять к возмещению.

Что касается налога на прибыль, то с целью снижения имеющихся расходов (уменьшения убытков) для налогового учета налоговые инспекции советуют отнести часть затрат на расходы будущих периодов и признать их в налоговом учете в период, когда компания имеет достаточно налогооблагаемой прибыли. При расчете налога на прибыль целесообразно вести учет с использованием ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Этот способ обычно применяется, если компания не хочет идти на конфликт с налоговиками и подвергаться проверкам.

Оформление прежде всего

Следует проверить экономическую обоснованность произведенных расходов и правомерность их включения в состав расходов по налогу на прибыль в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ. В первую очередь это относится к маркетинговым, консультационным, информационным, курьерским, дизайнерским услугам, косметическому ремонту офиса, страховым, транспортным услугам, услугам по разработке ноу-хау, субподрядным работам. Пристальное внимание налоговиков привлекают большие суммы оплаты таких услуг в конце месяца или квартала. В отношении этих операций они проверят каждую мелочь: как стоит печать на документах, все ли реквизиты заполнены, достоверно ли контрольное число ИНН, соответствуют ли цены рыночным и др. Для подстраховки требуйте у своих партнеров копию свидетельства о государственной регистрации и копию свидетельства о постановке на налоговый учет, а также подробную детализацию либо отчет о проведенных работах (услугах). Просто акта со ссылкой на договор в данном случае недостаточно.

Документы, которые затребовала инспекция, всегда передавайте по описи (акту), составленной в 2 экземплярах. В описи (акте) перечислите все передаваемые документы с указанием, копии это или подлинники, реквизиты этих документов и количество листов в них. Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя. Если возникнут споры (например, в случае утери документов или несоблюдения сроков их представления), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.

Налоговая на выезде

Часто итоги камеральных проверок дают повод для следующей проверки — выездной. Отметим, что выездная проверка проводится выборочно, причем не только в отношении компаний, вызвавших сомнения, но и тех, которые попали под просто в ходе плановую выездную проверку. По общему правилу продолжительность выездной налоговой проверки не может превышать 2 месяцев. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до 4 месяцев, а в исключительных случаях – до 6 месяцев (абз. 1 п. 6 ст. 89 НК РФ).

В ходе выездной налоговой проверки проверяющие могут:

Одним из способов подготовки к налоговой проверке является проведение в компании ревизии, которая поможет обнаружить самые неожиданные ошибки.

Поскольку налоговая имеет право проводить опрос свидетелей, т.е. работников компании, необходимо запретить работникам обсуждать проблемы фирмы в присутствии посторонних, тем более проверяющих. Целесообразно издать приказ об об информации, попадающей в разряд коммерческой тайны, и установить ответственность за ее разглашение.

Сам себе проверяющий

Желая подстраховать себя в спорных моментах, некоторые компании хранят вырезки из журналов и газет с судебными решениями по аналогичному вопросу вместе с первичными документами. Однако тем самым можно привлечь внимание проверяющих. Лучше хранить доказательства правильности неоднозначных операций в недоступном контролеру месте и предоставлять их только после того, как он сделает замечание по поводу допущенных, по его мнению, ошибок и нарушений.

Сверьте данные деклараций с записями в главной книге. Возможно, информация в этих документах не совпадает. Возьмите себе за правило перед сдачей отчетов тщательно выверять все показатели, и от правила этого никогда не отступайте. После того как декларации сданы, поставьте в бухгалтерской программе запрет на редактирование в прошедшем отчетном периоде. Это поможет избежать ошибок, возникающих из-за того, что показатели корректировались задним числом либо были проведены документы, полученные более поздней датой.

Ежегодно проводите сверку расчетов с налоговым органом — это поможет выявить как свои ошибки, так и ошибки инспекции. Проверьте отчеты за последние 3 года – зачастую выявляются технические ошибки в заполнении деклараций (особенно уточненных). Организуйте учет основных и уточненных деклараций — это поможет не запутаться в них. Проверьте, правильно ли указаны отчетные периоды.

При подаче уточненных деклараций пересчитайте и проверьте суммы пеней. Узнайте, не изменилась ли ставка рефинансирования ЦБ РФ.

Если нарушен закон

При необходимости в ходе выездной налоговой проверки инспекция может инвентаризировать имущество проверяемой организации (п. 13 ст. 89 НК РФ). Налоговое законодательство не уточняет, в каких случаях возникает такая необходимость, поэтому вопрос о проведении инвентаризации проверяющие решают по своему усмотрению. Во избежание подобных ситуаций проводите инвентаризацию имущества и ценностей компании в порядке и сроках, предусмотренных законодательством РФ (по основным средствам как минимум раз в три года).

Если в результате инспекторы все-таки обнаружат налоговое правонарушение, они обязаны составить акт по итогам проверки. На это налоговикам отводится 10 рабочих дней с момента окончания камеральной проверки (п. 1 ст. 100 НК РФ). Акт подписывают проверяющие и законный представитель фирмы. Инспекторы вручают его организации в течение 5 дней с даты его составления (п. 5 ст. 100 НК РФ). Обратите внимание: акт камеральной проверки вручают под расписку. Если организация уклоняется от получения акта, налоговый инспектор сделает в нем соответствующую отметку и отправит его по почте заказным письмом. В этом случае документ будет считаться полученным на 6-й день после отправки.

Если налогоплательщик не согласен с выводами, содержащимися в акте проверки, он может представить в инспекцию письменные возражения по документу в целом или по его отдельным положениям. Сделать это нужно в течение 15 рабочих дней с момента получения акта. К письму можно приложить документы, подтверждающие обоснованность возражений.

Предупрежден - значит вооружен

План выездных налоговых проверок утверждается ежегодно и размещается на сайте прокуратуры города. Например, касательно Москвы можно найти информацию по этому электронному адресу: www.mosproc.ru/svodnyi-plan-proverok-subektov-predprinimatelstva.php,
Санкт-Петербурга — prokuratura.sp.ru/plan.html.

На этих страницах есть сведения о датах проверок, а по номеру ИНН можно с легкостью найти проверяемую компанию. Таким образом, у предприятий есть время подготовиться к выездной проверке и привести в порядок свои документы в случае, если они попали в плановую выборку.

Источник:
Журнал Консультант, Июль 2011