Использование унифицированных и произвольных форм первичных документов

28.08.2012. Бухгалтерские Вести, #32.

Проблема правильного оформления первичных документов остается одной из основных в российской бухгалтерской практике.

Бесконечно обсуждаются вопросы о необходимости подписей и печатей, форм, возможности внесения корректировок. В преддверии 2013 года налогоплательщикам грозят серьезные изменения в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.11 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №402-ФЗ), в том числе и в отношении первичных документов.

Как сейчас

В настоящее время в соответствии с положениями действующего Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо использовать формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. А по тем документам, в отношении которых унифицированные формы не утверждены, организация может разработать собственную форму документа. Чтобы не было проблем с ее применением нужно сделать следующее:

  • учесть при разработке требование об обязательных реквизитах (п. 2 ст. 9 Закона №129-ФЗ);

  • утвердить бланки документов в своей учетной политике.

Важнейшим фактом является также тот момент, что налогооблагаемая база по налогу на прибыль определяется путем вычитания расходов из суммы доходов, которые должны быть подтверждены первичными документами, оформляемыми согласно законодательству о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Строгие правила по заполнению первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, ведут к бесконечным спорам с налоговой инспекцией по вопросам правомерности признания тех или иных расходов в составе базы по расчету налога на прибыль.

По вопросу допустимости нарушений при заполнениях форм существуют разные точки зрения.

Минфин России считает, что такие затраты не могут включаться в расходы, документы оформлены с нарушением унифицированной формы (Письмо Минфина РФ от 19.11.09 №03-03-06/1/764). Есть огромное количество судебных решений, поддерживающих это мнение, и не меньшее количество решений арбитража, которые признают факт наличия расходов более важным по отношению к факту безошибочного оформления документов. Но скоро эти споры потеряют свою актуальность.

Как будет

В декабре 2011 года Госдума приняла новый закон, который вступает в силу в 2013 году. Его характеризует либерализация требований к оформлению первичной документации. В статье 9 нового закона установлено, что формы первичных учетных документов будет утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета. Осталось только одно неотъемлемое требование — обязательные реквизиты. Это не значит, что теперь мы не можем использовать документы из альбомов унифицированных форм. Но вот если эти формы нас не устраивают, то мы можем их заменить на те, которые более соответствуют нуждам организации.

Однако, несмотря на возможности, предоставляемые новым законом, существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, согласно Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ от 12.10.11 №373-П, в котором установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм. Получается, что применение форм установленных приходных, расходных кассовых документов и кассовой книги необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае, а есть необходимость применять именно унифицированные формы документов.

Необходимо предостеречь компании от чрезмерного увлечения разработкой собственных форм, скорее всего их необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение на дополнение печатными формами. Перечень обязательных реквизитов первичного документа практически не изменился.

В Законе упомянуты:

  • наименование регистра;
  • наименование экономического субъекта, составившего регистр;
  • дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных необходимых для идентификации этих лиц реквизитов.

По сравнению с действующим законом заметна разница в акцентах: усилено внимание на подписях лиц, ответственных за оформление документа, которые должны расшифровываться с указанием их фамилий и инициалов, либо проставляются иные реквизиты, необходимые для идентификации таких лиц. Но каким образом должны быть определены такие лица — тоже вопрос, на который нет однозначного ответа.

При этом с 2013 года требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть

определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и полномочий осуществляется на основании доверенности, также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.

Учетная политика

Чтобы с 2013 начать работать по-новому, нужно продумать и предусмотреть какие формы будут использоваться, каким образом организация будет вводить их в действие, каким образом работники будут применять новые формы.

Согласно новому закону учетная политика по бухгалтерскому учету остается главным документом организации, регламентирующим все аспекты ведения учета (ст. 8 Закона №402-ФЗ). А основным документом регламентирующим составление этого документа будет продолжать являться ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.08 №106н. Следовательно, порядок составления и утверждения самой учетной политики и всех сопутствующих документом останется прежним. А именно, учетная политика вводится в действие приказом руководителя. Документальное оформление, как основополагающий элемент учета, в том числе. В этом плане новый закон не отличается от старого. Формы документов, которые будут применяться в организации, должны быть приведены в приложениях к утверждаемой ежегодно учетной политике. Предположительно документы, содержащихся в альбомах унифицированных форм, которые будут использоваться организацией наряду с придуманными самостоятельно, достаточно просто упомянуть. При этом образцы не нужно прилагать к учетной политике, если только вы не дорабатываете документ по собственному усмотрению.

 

Документы по международным стандартам

Отличительной чертой последних 2 - 3 лет является появление конкретных правовых норм, предусматривающих применение МСФО, которые утверждены Приказом Минфина РФ от 25.11.11 №160н. В настоящее время учетная ПБУ «Учетная политика» предписывает нам использовать положения МСФО лишь там, где отсутствуют национальные стандарты. Однако планы Минфина грандиозны: к 2016 году мы должны полностью перейти на МСФО.

Если посмотреть на отмену обязательных форм первичных документов с точки зрения применения международных стандартов, то на первый взгляд кажется, что новые правила вписываются в иностранную практику. Организации, активно работающие с иностранными контрагентами, прекрасно знают, что порой добиться столь необходимого акта о приемке услуг с подписями ответственных лиц иностранного юридического лица бывает очень трудно, так как в международной практике такие документы отсутствуют. Иностранным юридическим лицам довольно заключить договор и выставить счет – инвойс. Если счет оплачивается покупателем – сделка совершена и возникают все вытекающие последствия: признание доходов, расходов, начисление налогов.

Можем ли мы, начиная с 2013 года, воспользоваться возможностью составления собственных форм, и также ограничиться односторонним заверением документов, подтверждающих факт совершения сделки, и прекратить тем самым утомительные требования о возврате заверенных партнерами актов?

К сожалению, ответ отрицательный. Обязательные реквизиты в самом законе предполагают проставление подписей ответственных лиц контрагента, в случае если ему или в государственный орган должны быть представлены такие документы.

Да к тому же никто не отменял обязательные требования других нормативно-правовых актов. Например, при расчетах с теми же иностранными юридическими лицами организации не избежать требований уполномоченного банка о представлении копии подтверждающих документов вместе с соответствующей справкой (глава 2 "Положение о порядке представления резидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации, связанных с проведением валютных операций с нерезидентами по внешнеторговым сделкам, и осуществления уполномоченными банками контроля за проведением валютных операций", утв. Банком России 01.06.04 №258-П).

Упомянутое в начале данной статьи положение Налогового кодекса РФ по признанию расходов и доходов при расчетах по налогу на прибыль, так же как и правила ведения кассовых операций, в 2013 году не будет меняться в сторону либерализации. Да и при вычетах по НДС подтверждением права на применение такого вычета служат первичные документы (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налогоплательщикам не стоит торопиться пользоваться новыми возможностями «на всю катушку». Проблема первичных бухгалтерских документов напрямую связана с банковским и налоговым контролем. Поэтому прежде чем «упростить» себе жизнь первичкой, подумайте, не усложните ли вы себе жизнь при проверках.

 

  • Строгие правила по заполнению первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, ведут к бесконечным спорам с налоговой инспекцией по вопросам признания правомерности признания тех или иных расходов в составе базы по расчету налога на прибыль.

  • Формы документов, которые будут применяться в организации, должны быть приведены в приложениях к утверждаемой ежегодно учетной политике.

 

В статье использованы документы:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.00 №117-ФЗ. В ред. от 10.07.12.

• Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

• Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В ред. от 28.11.11.

• "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.11 №373-П).

• Приказ Минфина России от 06.10.08 №106н "Об утверждении положений по бухгалтерскому учету". В ред. от 27.04.12.

• Приказ Минфина РФ от 25.11.11 №160н "О введении в действие Международных стандартов финансовой отчетности и Разъяснений Международных стандартов финансовой отчетности на территории Российской Федерации".

• "Положение о порядке представления резидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации, связанных с проведением валютных операций с нерезидентами по внешнеторговым сделкам, и осуществления уполномоченными банками контроля за проведением валютных операций" (утв. Банком России 01.06.04 №258-П). В ред. от 29.12.10.

 

Источник:
Бухгалтерские вести, #32