Как распределить работу по воинскому учету между сотрудниками кадровой службы?

Светлана Домкина, менеджер отдела кадрового администрирования Intercomp Global Services.
25.02.2013. «Кадровое дело»

Работа по воинскому учету предполагает регистрацию сотрудников призывного возраста и состоящих в запасе, а также анализ сведений об их количестве и сбор персональных данных военнообязанных. Работодатели обязаны вести такой учет, но зачастую пренебрегают этим требованием.

photos-big/Svetlana_Domkina.jpg
Светлана Домкина,
менеджер отдела
кадрового администрирования
Intercomp Санкт-Петербург.

Обязан ли индивидуальный предприниматель вести воинский учет работников? – Нет, не обязан.

Можно ли возложить обязанность по ведению воинского учета на менеджера по персоналу? – Да, можно.

В какой срок необходимо представлять в военкомат сведения о военнообязанных гражданах, принятых на работу? – В течение двух недель с даты приема на работу.

Работа по воинскому учету предполагает регистрацию сотрудников призывного возраста и состоящих в запасе, а также анализ сведений об их количестве и сбор персональных данных военнообязанных. Работодатели обязаны вести такой учет, но зачастую пренебрегают этим требованием. Основная причина – неправильное распределение обязанностей между сотрудниками, из-за чего никто не желает принимать на себя лишнюю нагрузку. Как правильно организовать воинский учет в компании? Сколько сотрудников должны его вести? Как проверить качество такой работы?

Кого можно обязать вести воинский учет?

Воинский учет сотрудников обязаны вести абсолютно все компании независимо от формы собственности за счет собственных средств (подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне»). Только индивидуальные предприниматели могут избежать этой обязанности (постановление Президиума ВАС РФ от 28 апреля 2009 г. № 13798/08).

По общему правилу ответственность за организацию и ведение воинского учета несет руководитель организации (п. 9 Положения о воинском учете). Но он может поручить другому сотруднику заниматься учетной работой и нести за нее ответственность (п. 54 Положения о воинском учете). При этом важно соблюсти два условия:

  • воинский учет поручается сотруднику, который знает порядок ведения такой работы и нормативные правовые акты, его регламентирующие;
  • обязанности специалиста, занимающегося воинским учетом, закрепляются непосредственно в трудовом договоре либо в отдельной должностной инструкции, которая является приложением к договору (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Внимание!
Сведения об организации автоматически поступают в военный комиссариат не позднее пяти рабочих дней с момента ее внесения в Единый государственный реестр юридических лиц.

Если функция сотрудника не предусматривает ведение воинского учета, то такую работу можно возложить на него, оформив внутреннее совмещение или совместительство. Число сотрудников, которые будут вести воинский учет, зависит от количества военнообязанных в организации (таблица на стр. 51). Руководители организаций обязаны выделить для работников, осуществляющих воинский учет в организациях, специально оборудованные помещения и железные шкафы, обеспечивающие сохранность документов по воинскому учету.


Определяем число работников, ответственных за воинский учет в организации (п. 12 Положения о воинском учете)
Количество работников, состоящих на воинском учете1
Количество работников, ведущих воинский учет
500 Один работник-совместитель
От 500 до 2000 Один, освобожденный от других обязанностей
От 2000 до 4000 Два освобожденных2
На каждые последующие 3000 Плюс один освобожденный от других обязанностей


Документ

Поможет вам

Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 (далее – Положение о воинском учете),

Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ (далее – Методические рекомендации)

Организовать и вести воинский учет в компании
Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» Уточнить требования к ведению воинского учета

Какие обязанности поручить?

Для сотрудника, который будет вести работу по воинскому учету, надо разработать и утвердить обязанности. Обычно они оформляются в форме должностной инструкции, которую утверждает руководитель организации. Проект приказа о назначении ответственного за воинский учет согласовывается с руководителем военкомата до подписания трудового договора с работником (п. 22 Методических рекомендаций). Это значит, что военкомат в свою очередь окажет вам методическую помощь в организации воинского учета, проверит сроки, указанные в приказе, формулировки и др.

Содержание должностных обязанностей практически не зависит от числа сотрудников, состоящих на воинском учете. Такую работу можно условно поделить на три составные части:

  1. Постановка на воинский учет принятых на работу сотрудников (заключивших трудовой договор). Сбор, хранение и обработка полученных сведений.
  2. Поддержание в актуальном состоянии информации о воинском учете.
  3. Снятие сотрудника с воинского учета при прекращении с ним трудовых отношений (п. 27, 30 и 32 Положения о воинском учете).

Принимая новых сотрудников, специалист по воинскому учету поэтапно выполняет следующие действия:

  • проверяет наличие отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности, подлинность документов воинского учета, а также записи в них о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания;
  • заносит данные сотрудников в личные карточки из их документов воинского учета. К таким документам относятся: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для призывников), военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета (для военнообязанных запаса);
  • разъясняет работникам их обязанности по воинскому учету, а именно: оповещает их о порядке мобилизационной подготовки и об ответственности за неисполнение требований закона;
  • информирует военкоматы о нарушениях, обнаруженных в документах воинского учета: неоговоренных исправлениях, неточностях, подделках, неполном количестве листов. А также о сотрудниках, которые не выполняют обязанности по воинскому учету;
  • отчитывается о ведении воинского учета перед военкоматами (по местонахождению организации) или органами местного самоуправления. Направляет туда ряд сведений о работниках: например, списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, при приеме и увольнении их с работы и др. (таблица на стр. 53). Если работник, осуществляющий воинский учет, находится в отпуске, работодатель приказом назначает временно другого работника.
Обязанности работодателя по воинскому учету (п. 29 Методических рекомендаций)
Срок
Обязанность
Ответственность за нарушение
Две недели Направлять в военкомат сведения о принятых на работу/уволенных с работы военнообязанных Штраф от 300 до 1000 руб. (ч. третья ст. 21.4 КоАП РФ)
Ежегодно до 1 ноября Представлять в военкомат списки мужчин, которым в следующем году исполнится 17 лет Штраф от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ)
Ежегодно Сверять данные о воинском учете в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета, и со сведениями военкоматов Не установлена
Три дня (срок, указанный в повестке) Сообщать работникам о вызовах (повестках) военкоматов Штраф от 500 до 1000 руб. (ст. 21.2 КоАП РФ)

Как проверить результаты работы по воинскому учету?

Чтобы проверить, правильно ли в вашей компании организован воинский учет сотрудников, проведите специальный аудит – внутреннюю проверку. Для этого создайте комиссию, возглавляемую, например, начальником отдела кадров. Задача такой «инспекции» – удостовериться, что сбор, хранение, обновление и передача в военкомат сведений о военнообязанных работниках проходят в соответствии с Положением о воинском учете и Методическими рекомендациями.

Если в ходе аудита комиссия обнаружит недочеты, их следует зафиксировать, составив специальный акт. А затем ликвидировать нарушения, оформив недостающие документы и представив в военкомат все необходимые сведения. Наложить штраф за неисполнение обязанностей по воинскому учету могут военные комиссары (ст. 23.11 КоАП РФ). Срок привлечения к административной ответственности за нарушения в этой сфере не превышает двух месяцев со дня их совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

При временном отсутствии работника, осуществляющего воинский учет, руководитель организации должен своим приказом назначить на этот участок другого сотрудника. Все документы, необходимые для работы, передаются по акту.

Источник:
«Журнал «Кадровое дело» №2, февраль 2013 года.