Расчеты с подотчетными лицами

«Бухгалтерские вести» №14/2014 

Подотчетные лица должны предоставлять в бухгалтерию подтверждающие документы об использовании денежных средств и вернуть оставшуюся сумму в кассу. 

Sofia_Mihajlova.png
Софья Михайлова, бухгалтер Intercomp
Во многих организациях возникает потребность оплаты через подотчетных лиц. Подотчетные лица – это сотрудники организации, которые получили денежные средства под отчет на определенные расходы (хозяйственные, административные и т.д.). 

Согласно плану счетов, утвержденному Приказом Минфина РФ от 31.10.00 №94н (в редакции от 08.11.10), для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. 

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. 

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях на территории РФ, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ (12.10.11 №373-П). 

Порядок выдачи наличных денежных средств 


Для выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственные, административные и прочие расходы оформляется расходный кассовый ордер согласно заявлению работника о выдаче ему наличных денежных средств. 

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. 

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Передача выданных наличных денежных средств от одного подотчетного лица другому запрещается. 

Документальное оформление 


К документам, подтверждающим совершенные подотчетным лицом покупки ТМЦ применимы такие же требования, как и ко всем бухгалтерским документам в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете. А именно, в п. 2 ст. 9 поименованы следующие обязательные реквизиты: 
  1. наименование документа; 
  2. дата составления документа; 
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ; 
  4. содержание факта хозяйственной жизни; 
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

Таким образом, следует обратить внимание, что недостаточно предоставления подотчетным лицом, например, чека ККМ, так как в нем не присутствует расшифровки купленных ТМЦ, и, соответственно, он не может отразить содержание факта хозяйственной деятельности. По этой причине при покупке ТМЦ в розничных магазинах подотчетные лица обязательно должны требовать товарные чеки, в которых постатейно расшифровываются совершенные покупки, а также присутствуют подпись, Ф.И.О. и должности продавца. 

Для подтверждения расходов также является обязательным авансовый отчет, который составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном и машинном носителе по форме «Авансовый отчет» (№АО-1). Однако следует помнить, что в соответствии с Федеральным законом от 06.12.11 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных документов организация в праве разработать самостоятельно. 

Подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы на оборотной стороне формы №АО-1 (транспортные документы, командировочное удостоверение, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним. В бухгалтерии, в свою очередь, проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих расходы, суммы расходов. После проверки авансового отчета, он утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру. 

Путевой лист 


Отдельного внимания заслуживает подтверждение расходов подотчетных лиц на горюче-смазочные материалы, так как принятие данных расходов без составления путевого листа невозможно. Путевой лист – основной первичный документ учета работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый на каждую единицу транспорта на срок до одного месяца. Оформлять путевые листы обязывает Федеральный закон от 08.11.07 №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом министерства транспорта Российской Федерации от 18.09.08 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: 
  1. наименование и номер путевого листа; 
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве; 
  5. сведения о водителе. 
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом. Обязательно проставляется дата, время и показания одометра при выезде и заезде на стоянку. 

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет. 

Целесообразно использовать унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.98 №78. 



В статье использованы документы: 
■ Приказ Минфина РФ от 31.10.00 №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению». В ред. от 08.11.10. 
■ «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.11 №373-П). 
■ Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ред. от 28.12.13. С изм. и доп. с 01.01.14. 
■ Федеральный закон от 08.11.07 №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В ред. от 03.02.14. 
■ Приказ Минтранса РФ от 18.09.08 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». 
■ Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».