Электронные больничные: разъясняем важные моменты

Автор: Елена Рыбникова, руководитель группы контроля качества услуг и методологии Интеркомп

Согласно изменениям законодательства, с 01.07.2017 года на всей территории РФ действует электронный больничный лист.

В процессе присоединения к данной системе электронного документооборота у многих компаний возникли вопросы. Интеркомп спешит поделиться опытом использования данной системы и способами решения возникающих сложностей.

Итак, схема электронного больничного листа:

Схема электронного больничного листа

Большое количество вопросов и сложностей возникло уже на этапе регистрации компании в «Электронном кабинете страхователя».

фсс

Для входа в кабинет Страхователь использует логин и пароль своей учетной записи на едином портале ГосУслуг при условии, что она подтверждена. 

Создать учетную запись юридического лица можно только из подтвержденной учетной записи физического лица – руководителя организации или представителя юридического лица, имеющего право действовать от имени компании без доверенности. Связано это с тем, что в процессе регистрации юридического лица осуществляется проверка (совпадают ли данные о руководителе, используемые для регистрации, со сведениями, содержащимися в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ)). Если квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи был получен на имя другого сотрудника организации, то эта проверка не будет пройдена, и регистрация в ЕСИА (электронной системе ГосУслуг) будет невозможна.

Это значит, что для регистрации юридического лица необходимо предварительно пройти процедуру проверки данных и подтверждения личности.

Вариант 1

Авторизоваться в ЕСИА могут пользователи с зарегистрированной учетной записью любого типа и имеющие разные роли (гражданин Российской Федерации, иностранный гражданин или лицо без гражданства, должностное лицо юридического лица или индивидуальный предприниматель).

Важно: при регистрации в системе ГосУслуг у руководителя в обязательном порядке должен быть оформлен СНИЛС.

Процедуры регистрации и проверки данных иностранных граждан

В целом процедуры регистрации и проверки данных иностранных граждан не отличаются от аналогичной процедуры для граждан РФ, вместе с тем имеется ряд особенностей.

Так, при заполнении данных требуется указать реквизиты документа, удостоверяющего личность (ДУЛ) иностранного гражданина на территории Российской Федерации, на основании которого иностранный гражданин получал СНИЛС, и сам СНИЛС. Все поля необходимо заполнять на русском языке в полном соответствии с документами, только тогда проверка данных ДУЛ и СНИЛС в ПФР (пенсионный фонд России) пройдет успешно.

По вопросам получения СНИЛС всем категориям пользователей (включая иностранных высококвалифицированных специалистов), а также в случае изменения документов иностранного гражданина после получения СНИЛС, следует обращаться в Пенсионный фонд России.

В Департаменте развития электронного правительства нами были получены разъяснения, что указанная процедура построена на основании требований законодательства РФ и едина для всех физических лиц вне зависимости от гражданства, места проживания.

Образец

После регистрации на портале ГосУслуг руководитель компании в своей учетной записи регистрирует юридическое лицо и приглашает в данное юридическое лицо сотрудников, включаемых в группу «Администраторы профиля организации». Эти сотрудники могут использовать свои ЭЦП для подписи данных электронных больничных.

Вариант 2

Если СНИЛСа у руководителя нет и получить его нет возможности, то зарегистрировать юридическое лицо может другой сотрудник компании, имеющий право действовать от имени данной компании без доверенности. Для этого сотрудник должен быть внесен в Единый государственный реестр юридических лиц в качестве такого лица.

Сложность при втором варианте регистрации состоит в том, что ФНС часто отказывает Компаниям в регистрации при наличии более одного лица, имеющего право действовать без доверенности. Запрета/ограничения в законодательстве на регистрацию Компании нет, но такой отказ ФНС поддерживает судебная практика, так, например, Определение ВАС РФ от 01.10.2013 года № ВАС-13083/13 по делу №А33-9913/2012.
Вариант 2 – крайне нежелателен.

Подведем итог

Для функционирования системы электронных больничных, Руководитель Компании должен получить СНИЛС, зарегистрироваться на портале ГосУслуг, самостоятельно зарегистрировать свое юридическое лицо, пригласить ответственных сотрудников с ЭЦП присоединиться к Компании в Единой системе идентификации и аутентификации инфраструктуры электронного правительства.

Специалисты Интеркомп будут рады проконсультировать во вопросам оформления электронных больничных листов. Вопросы присылайте на marketing@intercomp.ru.