Инвентаризация резерва на оплату отпусков: что нужно знать при подготовке годовой отчетности

Автор: Юлия Коковкина, эксперт-методолог отдела контроля качества услуг и методологии

Каждый год перед составлением годовой отчетности бухгалтеру нужно проводить инвентаризацию. Часть этого процесса — инвентаризация резерва на оплату отпусков. Эксперт-методолог Интеркомп Юлия Коковкина напоминает про особенности этого вида и рассказывает, что должно быть отражено в учете и какую ответственность несет бизнес за недостоверные данные в бухгалтерской отчетности.


Юлия Коковкина 
Юлия Коковкина
Эксперт-методолог отдела
контроля качества услуг
и методологии

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности — это обязательное плановое мероприятие, конкретные сроки ее проведения устанавливаются руководителем организации. Это происходит путем сплошной проверки. В процессе инвентаризации применяют натуральную (вещественную) проверку и документальную. 

Натуральная проверка используется при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Этот вид проверки связан с осмотром объекта и определением количества с помощью подсчета, взвешивания, обмера. 

Как правило, натуральная инвентаризация проводится каждый год с 1 по 31 декабря, за исключением организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В них инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Для инвентаризации оценочных резервов, финансовых обязательств и расходов будущих периодов используется документальная проверка, где наличие объекта учета подтверждается документами, в частности, актами инвентаризации по состоянию на конец отчетного года.

Оценочные обязательства

Ежегодной инвентаризации подлежат все активы компании, независимо от их местонахождения, и все виды обязательств, в том числе оценочные. По российским правилам бухгалтерского учета, оценочным признается такое обязательство, которое организация в силу закона обязана будет выплатить при наступлении конкретного события. Одной из разновидностей оценочных обязательств является резерв на оплату отпусков.

Создание и инвентаризация резерва отпусков обязательны для всех организаций, независимо от применяемого налогового режима и организационно-правовой формы. Исключение — компании, которые могут вести упрощенный бухгалтерский учет (п. 3 ПБУ 8/2010). 

Существуют разные методы оценки данного обязательства, они не закреплены в законодательных актах РФ. Организации необходимо выбрать оптимальный для себя метод и утвердить его в своей учетной политике. 

Мы в Интеркомп помогаем клиентам определить подходящий метод резервирования и проводим инвентаризацию резерва на оплату отпусков в рамках оказания регулярных услуг по расчету заработной платы.

Как провести инвентаризацию резерва на оплату отпусков

Инвентаризация резерва на оплату отпусков заключается в сравнении суммы, необходимой для покрытия (исполнения) обязательства по оплате отпусков по состоянию на 31 декабря отчетного года, и остатка резерва, сложившегося в бухгалтерском учете по состоянию на эту дату. (п. п. 15, 23 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», разд. V Методических рекомендаций МР-1-КпТ «Оценочные обязательства по расчетам с работниками»).

Акт инвентаризации резерва на оплату отпусков должен быть составлен по форме, утвержденной в учетной политике организации, и иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для первичного документа. Эти акты могут запросить контролирующие органы и аудиторы в рамках проверок.

На основании полученных данных организация может провести корректировки в сторону увеличения или уменьшения суммы признанного оценочного обязательства, или же оставить их без изменения (п. 23 ПБУ 8/2010).

В случае прекращения выполнения условий признания оценочного обязательства, резерв может быть списан даже полностью.Такая ситуация возможна, когда компания со следующего года прекращает свою деятельность или будет относиться к субъектам малого предпринимательства.

Налоговый учет

Что касается налогового учета, создание резерва на оплату отпусков является правом организации, а не ее обязанностью. Порядок его формирования регламентирован Налоговым Кодексом РФ. 

Если организация создала резерв и в налоговом учете, то на конец отчетного года также необходимо провести инвентаризацию данного резерва для приведения суммы резерва к точной сумме расходов на оплату отпусков. Обязанность закреплена в статье 324.1 Налогового Кодекса РФ.

Важно

Результатом инвентаризации оценочного обязательства должна быть сумма будущих расходов, отраженная в бухгалтерском и / или налоговом учете. Сумма должна быть рассчитана таким образом, чтобы сформированный резерв покрыл обязательство полностью по состоянию на 31 декабря.

Например, резерв на оплату отпусков на 31 декабря должен составлять сумму отпусков всех сотрудников организации, как будто они одновременно все идут в отпуск на все имеющиеся у них неиспользованные дни отпуска с 1 января.

Обратите внимание: величина резерва на оплату отпусков должна включать также страховые взносы, относящиеся к сумме отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск).

Ответственность

Бухгалтерскую отчетность необходимо предоставить в налоговую и органы статистики в срок не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного периода. В этом году 31 марта приходится на выходной день, поэтому последний день срока сдачи отчетности переносится на понедельник, 1 апреля.

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении организации на отчетную дату (ч. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Годовая инвентаризация, как и любая другая, необходима для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в целом. 

Законодательством не предусмотрены штрафы за непроведение инвентаризации, однако если ее не проводить, налоговые органы или аудиторы могут признать отчетность недостоверной. В таком случае компании и ее должностным лицам могут грозить штрафные санкции по Налоговому кодексу РФ и Кодексу об административных правонарушениях. 

Как правило, нарушения выявляются при проведении налоговых проверок или при сдаче отчетности. Налоговая служба может оштрафовать организацию, если обнаружит любое несвоевременное или неправильное отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в течение одного календарного года два и более раз. Это признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ)

Минимальный штраф за такое нарушение — от 10 000 до 30 000 рублей. Максимальный — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Он грозит организации, если допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы по любому налогу. Кроме того, занижение базы по налогу повлечет доначисление налога, а также начисление пени.

Должностное лицо организации (руководителя или главного бухгалтера) могут оштрафовать за искажение на 10 и более процентов любого показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном выражении (ст. ст. 2.4, 15.11 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Штраф в данном случае составит от 5 000 до 10 000 рублей. При повторном нарушении санкции составляют от 10 000 до 20 000 рублей, или же организации грозит дисквалификация на срок от года до двух лет.

Должностные лица могут избежать ответственности, если искажения будут устранены в установленном порядке до утверждения отчетности (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности). Такую возможность дает примечание 2 к ст. 15.11 КоАП РФ.

При проведении аудита

Если при проведении аудита обнаружится искажение данных бухгалтерской отчетности, аудиторская компания может признать такую отчетность недостоверной и не выдать безоговорочно положительное заключение. 

Несмотря на то, что аудиторское заключение не входит в состав бухгалтерской отчетности, законодательство обязывает определенные организации проводить аудит, предоставлять аудиторские заключения в орган государственной статистики, а также публиковать его вместе с бухгалтерской отчетностью. Именно поэтому подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности положительным аудиторским заключением очень важно для организации.

За непроведение обязательного аудита отдельного штрафы не установлены, но в Кодексе об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за непредставление в срок аудиторского заключения в органы статистики (ст. 19.7 КоАП РФ).

Штраф для организаций в данном случае составляет от 3 000 до 5 000 рублей, а для должностного лица — от 300 до 500 рублей.
Также должностное лицо организации, у которой нет аудиторских заключений за прошлые годы, могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 рублей (примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).