Изменения в авансовых отчетах: выдаем деньги и отчитываемся за средства по-новому

Автор: Елена Рыбникова, руководитель группы контроля качества услуг и методологии

Банк России упрощает процедуру работы с подотчетными лицами, Минфин в свою очередь ужесточает требования к первичным документам по командировкам. Разъясняем ключевые изменения в авансовых отчетах, отмечаем узкие места и даем рекомендации для бизнеса.


E_Rybnikova.png
Елена Рыбникова
Руководитель группы контроля качества услуг и методологии

Выдаем деньги подотчетным лицам по новым правилам

С 19 августа 2017 г. вступают в силу поправки в порядок ведения кассовых операций (Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетному лицу разрешили выдавать новый аванс, даже если он еще не сдал авансовый отчет по старому авансу. Нововведение упростит документооборот, но может сказаться на кассовой дисциплине и привести к злоупотреблениям со стороны работников.

Распоряжение руководителя — новое основание для выдачи денег под отчет. Теперь компании могут выдавать сотрудникам подотчет по заявлению или распорядительному документу. К примеру, по приказу директора. Руководитель может составить распоряжение на одного или нескольких сотрудников сразу. Главное — прописать суммы и срок, на который выдаются наличные деньги, отдельно по каждому сотруднику.

Компания может принять решение продолжать выдавать деньги под отчет по заявлениям. В этом случае заявление подписывает директор, а сумму, дату и срок, на который выдаются деньги, может указать подотчетник или бухгалтер. Рекомендуем составить шаблон заявления, чтобы подотчетники могли вносить данные в готовую форму.

Обратите внимание: за отсутствие приказа директора на подотчет КоАП предусматривает штрафы для юридических лиц в размере от 40 000 руб. до 50 000 руб., а для должностных лиц — от 4 000 руб. до 5 000 рублей.

Отчитываемся за выданные средства по новым правилам

Чтобы подтвердить расходы на электронные билеты, командированный сотрудник должен принести в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом маршрут или квитанцию и посадочный талон со штампом аэропорта о досмотре (письмо Минфина от 6 июня 2017 № 03-03-06/1/35214).

В посадочном талоне должны быть сведения: дата вылета, номер рейса, фамилия и имя пассажира, время, когда закончилась посадка на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места в самолете, штамп аэропорта о досмотре.

Если штамп о досмотре отсутствует, факт полета на самолете нужно подтвердить иным способом. К примеру, запросить справку у авиакомпании, что сотрудник совершил перелет.

Обратите внимание: если сотрудник не может подтвердить, что летал в командировку, расходы на авиабилет безопаснее не признавать. Иначе на проверке инспекторы смогут доначислить компании налог на прибыль, потребовать пени и штраф.

Рекомендации

  • Проанализируйте свой документооборот.
  • Упростите документооборот в соответствии с нововведениями.
  • Повысьте внутренний контроль, чтобы исключить злоупотребления со стороны сотрудников.

Чем поможет Интеркомп?

  • Оформим приказы на выдачу денег подотчетным лицам.
  • Составим разъяснительное письмо для сотрудников.
  • Проанализируем авансовые отчеты.
  • Разработаем положение по авансовым отчетам.
  #FORM=order_service_inline=Оставить заявку на обработку авансовых отчетов#