Введение электронной трудовой книжки уже близко

Автор: Ольга Аверина, внутренний аудитор отдела контроля качества услуг и методологии компании Интеркомп 


На портале законопроектов завершилось общественное обсуждение 3-х проектов федеральных законов, которые регулируют переход к электронной трудовой книжке и ее отмену в бумажном варианте. А это значит, что переход на электронные трудовые книжки уже совсем близко. Разбираемся, к чему готовиться работодателям и сотрудникам.


Olga_Averina.jpg 
Ольга Аверина
Внутренний аудитор                
отдела контроля качества                
услуг и методологии

Какие изменения хотят внести в ТК РФ?

При приеме на работу работник может предъявить как трудовую книжку, так и сведения о трудовой деятельности (изменения в статье 65 ТК РФ).

Что это за сведения? Согласно законопроектам, под ними следует понимать информацию о периодах работы сотрудника, которая предоставляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ТК РФ дополняется статьей 66.1).

Данные сведения будут содержать информацию о месте работы (наименование работодателя), о приеме работника на работу, переводе его на другую работу, присвоении разрядов, уровня квалификации, об увольнении. Более того, законопроект предусматривает необходимость указывать еще номера приказов и даты их издания, на основании которых происходят кадровые события у работника.

Таким образом, законопроектом фактически предлагается дублировать сведения о трудовой деятельности работников, которые сейчас работодатель вносит в трудовые книжки, путем передачи данных сведений в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

Планируется, что передача сведений будет оформляться в виде электронного документа.

С 1 января 2020 года сведения будут предоставляется на ежемесячной основе до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа о приеме или увольнении работника.

Законопроекты:  

  • «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» 
  • «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» 
  • О внесении изменений в КоАП РФ.

Портал законопроектов

К чему готовиться работодателям? Когда нововведения вступят в силу?

Переходный период для полного отказа от бумажного ведения трудовой книжки планируется продолжительностью 7 лет — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2026 года. С 1 января 2027 года планируется полностью исключить ведение трудовых книжек на бумажных бланках.

В течение 2020 года работодатель должен:

  • привести локально-нормативные акты в соответствие с новыми требованиями ТК РФ;
  • внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему ПФ РФ.
Начиная с 1 января 2020 года работодатель должен письменно уведомлять работников об изменениях законодательства, в частности о праве работников на ведение трудовых книжек на бумажном носителе исключительно по заявлениям работников.

Для этого не позднее 1 января 2021 года сотрудник должен написать соответствующее заявление. В случае если заявления нет, то с 1 января 2021 года работодатель выдает трудовую книжку на хранение работнику и освобождается от ответственности за ее хранение.

Законопроектом предусмотрено, что ведение сведений о трудовой деятельности работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, осуществляется только в электронном виде (без права подачи указанными работниками заявлений о ведении работодателями трудовых книжек на бумажном носителе). Таким образом, после 1 января 2021 года два формата книжек останется для сотрудников, подавших об этом заявление.

Ответственность

Новые законопроекты устанавливают административную ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей по передаче сведений о трудовой деятельности. Так, статью 5.27 КоАП РФ предлагается дополнить пунктом 8 и установить административную ответственность в виде предупреждения. За неоднократные в течение календарного года нарушения как сроков предоставления сведений, так и предоставление недостоверной или неполной информации штрафовать работодателей по ч. 1 ст. 5.27 Ко АП РФ:

  • должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Как работник сможет получить сведения о трудовой деятельности?

Планируется ввести статью 66.1. ТК РФ, которая предусматривает, что работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, но заверенные определённым образом:

  • в период работы — по письменному заявлению работника в письменном (бумажном) виде или на адрес электронной почты работодателя — не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Если работник не получил сведения в день увольнения — работодатель обязан направить сведения заказным письмом с уведомлением по почте.

Сведения работник сможет бесплатно получить и в самом Пенсионном фонде РФ. Например, если он утратил ранее выданные работодателем сведения. В Пенсионном фонде сведения работнику могут быть также предоставлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, в том числе с использованием портала Госуслуг.

Какие проблемы теоретически могут возникнуть у работодателей в связи с принятием данных законопроектов в неизменном виде?

Размещенные в настоящее время законопроекты, на мой взгляд, не решают многих других задач, которые плавно «всплывают» на поверхность, если они будут приняты в текущем виде.

Например, в настоящее время не совсем понятно, каким образом работодатели будут подсчитывать страховой стаж для исчисления пособия по временной нетрудоспособности. Сейчас страховой стаж работодатели считают по трудовой книжке. В случае ее отмены у работодателей не будет возможности его подсчитать. Будет ли у работодателя доступ в информационной системе Пенсионного фонда ко всем периодам занятости работника? Или расчет пособия по временной нетрудоспособности производится напрямую ФСС по какому-нибудь регламенту с ПФР?

Также непонятно, нужно ли будет передавать в Пенсионный фонд информацию о награждении работника государственными наградами, присвоении почетных званий и другие виды поощрений. В действующем тексте законопроекта передача таких сведений не предусмотрена.

Если у работодателей не будет доступа ко всем периодам занятости работника на этапе подбора (сейчас работник может предоставить либо саму трудовую книжку, либо ее копию), то это усложнит работу по оценке профессиональных качеств работника, а также лишит возможности работодателя узнать об основаниях увольнения работника с предыдущих мест работы. Если предположить, что работник будет предоставлять вместо трудовой книжки сведения о трудовой деятельности, то существует вероятность, что кандидат на должность может предоставить не всю информацию и скрыть определенные факты (например, за увольнение за прогул).

В настоящее время работодатели на ежемесячной основе предоставляют отчетность в Пенсионный фонд о деятельности застрахованных лиц по форме СЗВ-М ежемесячно, а по форме СЗВ-СТАЖ — ежегодно. Будет ли отменены данные отчеты в связи с переходом на другой формат предоставления сведений о трудовой деятельности работников тоже пока неизвестно. Если их не отменят, то фактически работодатель будет дважды подавать информацию о периодах трудовой деятельности своих работников, что существенно может осложнить работу кадровых служб.

Тем не менее, в законопроекты продолжают вноситься поправки, возможно, неурегулированные вопросы будут внесены в тесты законопроектов. Работодателям остается лишь ждать утверждения изменений и плавно переходить в электронно-цифровое пространство ведения трудовых книжек.