Кадровое делопроизводство – неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и узкоспециализированная область, которая требует особых навыков и знаний, большой усидчивости, точности, досконального изучения документации. 

Кадровое делопроизводство нередко ведется со значительными нарушениями законодательства. Поэтому при проведении плановых и внеплановых проверок Рострудинспекцией и Прокуратурой компании вынуждены платить крупные штрафы. Надлежащее ведение кадрового делопроизводства, а в определенных случаях и восстановление кадровой документации, необходимо для нормального функционирования организации. 

Ошибки в кадровой документации приводят к несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков - и в конце концов к неправильному начислению заработной платы, некорректному возмещению командировочных расходов и т.д.

Специалисты нашей компании готовы оказать вам помощь в восстановлении кадровой документации для исключения возможных проблем.

Когда требуется восстановление кадровой документации

Когда требуется восстановление кадровой документации:


Ваша организация значится в плане проверок Государственной Инспекции Труда.
В этом случае важно обеспечить, чтобы кадровая документация соответствовала действующему законодательству. Требуется полное соответствие в нумерации, датах документов, чтобы все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции и наложения штрафов.

Организация долгое время развивалась, наращивала штат, но не уделяла должного внимания ведению кадровой документации.
Кадровая служба либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести восстановление кадровой документации вследствие большой загрузки текущими делами и невозможности отвлекаться на прошедшие периоды.
Как происходит восстановление кадровой документации

Как происходит восстановление кадровой документации

Что переоформляется из кадровых документов или оформляется с нуля:
  • Локальные нормативные акты;
  • Трудовые договоры;
  • Дополнительные соглашения;
  • Личные карточки;
  • Приказы по личному составу;
  • Штатные расписания;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Графики отпусков и прочие.
Подготовка к восстановлению кадровой документации
  • Аудит кадровой документации специалистами Интеркомп либо внутренними силами Компании;
  • Составление перечня документов, требующих восстановления;
  • Определение целесообразности восстановления (истечение срока хранения документов, увольнение работников, документы которых требуется восстановить);
  • Корректировка объема работ;
  • Определение стоимости работ;
  • Заключение договора на оказание услуг.
Восстановление кадровой документации
  • Разработка или корректировка локальных нормативных актов;
  • Разработка или корректировка шаблонов трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов по личному составу в произвольной форме;
  • Восстановление кадровых документов на основе утвержденных шаблонов либо унифицированных форм по расчетным ведомостям, заявлениям работников, служебным запискам и прочим подтверждающим документам;
  • Подписание и каталогизация восстановленных кадровых документов.
Сложности восстановления кадровой документации:
  • Невозможно восстановить часть кадровых документов по причине увольнения работников, смены подписантов;
  • Расхождения данных в расчетных ведомостях, заявлениях, служебных записках. Это значительно увеличивает время, затрачиваемое на восстановление.


Зачем нужно восстанавливать кадровую документацию

Зачем нужно восстанавливать кадровую документацию

  • 1
    В рамках услуги по восстановлению кадровой документации Интеркомп формирует полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ

    • Локальные нормативные акты такие, как Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных, Положение о заработной плате и премировании, Положение о командировках;
    • трудовые договоры;
    • Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
    • Должностные инструкции;
    • Личные карточки;
    • Приказы по личному составу;
    • Приказы и уведомления о привлечении к работе в выходные, нерабочие праздничные дни, сверхурочной работе;
    • Приказы о предоставлении отпуска;
    • Приказы о направлении в командировку;
    • Приказы о поощрении, выплате пособий;
    • Приказы о применении дисциплинарных взысканий;
    • Графики работ, сменности;
    • Штатные расписания, приказы об утверждении и изменении штатных расписаний;
    • Табели учета рабочего времени;
    • Графики отпусков;
    • Уведомления о предоставлении отпуска по графику;
    • Трудовые книжки;
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
    • Приказ об утверждении формы расчетного листка
    • 2
      Защитит вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов в части проверки размеров начисляемой заработной платы. Поможет избежать конфликтов с работниками, которые нелояльны к компании и предъявляют претензии
Примеры типовых ошибок при ведении кадрового делопроизводства

Вид документа

Нарушение

Ответственность

Трудовой договор

Не содержит все обязательные сведения и условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса РФ

В соответствии с частью третьей статьи 5.27 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 50 000 рублей до 100 000 рублей

Договор гражданско-правового характера

Фактически регулирует трудовые отношения, нарушение статьи 15 Трудового кодекса РФ

В соответствии с частью третьей статьи 5.27 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 50 000 рублей до 100 000 рублей

Штатное расписание

Устанавливаются разные должностные оклады для одинаковых должностей, нарушение статьи 22 Трудового кодекса РФ

В соответствии с частью первой статьи 5.27 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей

График отпусков

Не составляется либо не ведется, работники об отпусках не извещаются, оплата отпуска производится позднее чем за 3 дня до его начала, нарушение статей 122, 123, 136 Трудового кодекса РФ

В соответствии с частью первой статьи 5.27 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей

Что чаще всего приходится исправлять в кадровой документации

Чаще всего приходится исправлять в кадровой документации:

Вид документа

Нарушение

Ответственность

Трудовой договор

Не содержит все обязательные сведения и условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса РФ

Включить в трудовой договор обязательные сведения и условия путем подготовки дополнительного соглашения

Договор гражданско-правового характера

Фактически регулирует трудовые отношения, нарушение статьи 15 Трудового кодекса РФ

Заключить трудовой договор

Штатное расписание

Устанавливаются разные должностные оклады для одинаковых должностей, нарушение статьи 22 Трудового кодекса РФ

Установить одинаковые должностные оклады для одинаковых должностей путем подготовки дополнительных соглашений, одновременно разработать систему надбавок и компенсаций либо обосновать разницу в окладах, зафиксировав в должностных инструкциях разные должностные обязанности

График отпусков

Не составляется либо не ведется, работники об отпусках не извещаются, оплата отпуска производится позднее чем за 3 дня до его начала, нарушение статей 122, 123, 136 Трудового кодекса РФ

Составить график отпусков, подготовить уведомления о времени начала отпуска, внести в график информацию о предоставленных и перенесенных отпусках, оплачивать отпуска не позднее чем за 3 дня до их начала (начислить пени за задержку выплат)

Как правило, восстановлению кадровой документации предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации. Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления.

Сроки оказания услуги по восстановлению кадровой документации зависят от количества работников и количества лет, за которые необходимо провести восстановление. При необходимости мы также проведем инструктаж работников организации по ведению и заполнению кадровых документов, ведению кадрового делопроизводства.

Примеры типовых нарушений трудового законодательства в компаниях

Примеры типовых нарушений трудового законодательства в компаниях:

Нарушение

Ответственность

Задержка выдачи на руки
трудовой книжки при увольнении

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. В соответствии с частью первой статьи 5.27.1 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Направление в служебные командировки,
привлечение к сверхурочной работе,
работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни беременных женщин.

В соответствии с частью первой статьи 5.27.1 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Неправомерное заключение
срочного трудового договора.

В соответствии с частью третьей статьи 5.27.1 КоАП РФ за данное нарушение предусматривается наложение административного штрафа на юридическое лицо в размере от 50 000 рублей до 100 000 рублей.